Ist Big Data der Schlüssel zu mehr Produktivität?

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Im Rahmen einer Diskussion nach einer Präsentation fragte uns ein Unternehmer, wie er mit der HELIUM V – Zeitbewirtschaftung mehr Geld verdienen kann. Konkret interessierte sich unser Gesprächspartner, ein Unternehmen aus der Dienstleistungs-Branche, für die Umsatzrentabilität pro Mitarbeiter. Das brachte uns zu der Frage: Was genau verbirgt sich eigentlich hinter dieser Zahl?

Zunächst einmal geht es darum, dass alle Zeiten erfasst und Projekten zugeteilt werden. Diese Erfassung und Zuordnung umfasst administrative Tätigkeiten und Weiterbildungen ebenso wie Fachgespräche unter Kollegen. Wird in einem Unternehmen die Anwesenheitszeit erfasst, müssen auch alle Pausenzeiten erfasst und von der Anwesenheit abgezogen werden – unabhängig davon, ob es sich dabei um Raucher- oder Essenspausen, etc. handelt.

Das ist vor allem in Dienstleistungsbetrieben von Bedeutung, um eine faire und vergleichbare Basis zu erhalten. Im Firmen mit hohem Dienstleistungsanteil herrschen oft Gleit- bzw. Vertrauensarbeitszeit und die reine Anwesenheit sagt oft gar nichts über die eigentliche Produktivität aus.

Welcher Vorteil ergibt sich daraus für Sie als Unternehmer? Schon Henry Ford wusste: „You can’t manage what you can’t measure!“ Neben der Erkenntnis, ob ein Projekt wirklich einträglich ist, erlangen Sie wertvolle Informationen für die Kalkulation zukünftiger Projekte.

Wichtig ist, wirklich jedes Projekt zu beurteilen. Auch Projekte, die noch nicht abgeschlossen sind. Aus dem Erfüllungsgrad  nicht abgeschlossener Projekte ergibt sich ein prognostizierter Aufwand der noch für das Projekt erforderlich ist und damit ein gesamter geschätzter Aufwand. Ist das Projekt im Plan? Erwirtschaftet das Unternehmen Gewinn? Interessant wird es, wenn es Abweichungen im IST- vom SOLL-Zustand gibt. Dann helfen Ihnen verlässliche Daten der Zeiterfassung die Gründe zu erkennen und Sie können entsprechende Maßnahmen ableiten. Sie können daraus auch wertvolle Erkenntnisse für weitere Projekte gewinnen.

Das Fundament jeder Zeitbewirtschaftung ist eine aufrichtig gelebte Fehlerkultur im Unternehmen. Nur in einem ehrlichen  und vertrauensvollen Miteinander wird ein Mitarbeiter auch zugeben, dass er bei Projekt x nicht so schnell war, weil er Y falsch eingeschätzt hat.

In einem solchen respektvollen Unternehmensumfeld können Mitarbeiter gerne auch zum Nachdenken auf der Hausbank sitzen oder spazieren gehen und diese Zeiten guten Gewissens einem Projekt zubuchen: denn die Gedanken kreisen ja z. B. im Zuge einer Lösungsfindung auch um das Projekt. Oder er sucht Input bei einer Tasse Kaffee oder Tee bei den Kollegen, die wiederum das Projekt voranbringen.

Durch diese Art der Zeitbewirtschaftung werden aus 8 Stunden Anwesenheit dann auch ganz schnell 8 höchst produktive (und damit abrechenbare) Stunden am Tag.

Eine optimierte Zeitplanung am Personal ist übrigens auch eine Antwort auf den Facharbeitermangel: Mit einer Zeitbewirtschaftung bestätigt sich nicht nur das Potential Ihrer Mitarbeiter, Sie profitieren viel intensiver davon.

Wie ist das in Ihrem Unternehmen? Sind Sie mit der Qualität und Bewirtschaftung der Zeiten ihrer Mitarbeiter zufrieden? Was ist Ihr Erfolgsrezept bzw. was wünschen Sie sich für mehr Erfolg? Wir freuen uns auf Ihre Anregungen per Email.

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5 Signale, dass Sie ein ERP-System benötigen

Wenn mittelständische Unternehmen gegründet werden, besteht die Kundenverwaltung oft aus einer Visitenkartenbox, dem Kopf des Inhabers und einem Excelsheet. Das geht eine Weile (manchmal viele Jahre) gut, aber irgendwann reicht das einfach nicht mehr aus.

Das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen dazu, der Markt verändert sich und der Kundenstamm wird immer größer. Sie merken, dass die pragmatischen Ansätze der Gründertage nicht mehr zur Steuerung eines Unternehmens ausreichen. Sie spüren, dass es irgendwie nicht ganz rund läuft.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich detailliert mit der Planung (und Steuerung) der Ressourcen Ihres Unternehmens auseinander zu setzen. Die fünf wichtigsten Anzeichen, wann Sie Ihre Visitenkartenbox und Tabellen gegen ein ERP-System tauschen sollten:

1.) Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sinkt.

Ein häufiger Grund für nachlassende Zahlungsmoral ist das Rechnungswesen eines Unternehmens. Rechnungen werden gar nicht, zu spät und/oder unvollständig gestellt. Trotz moderater Zahlungsziele bleiben die Zahlungen aus.

2.) Sie liefern zu spät, oder die Produktion artet permanent in Stress aus.

Während ein Mitarbeiter (oder eine Maschine) bis zum Zusammenbruch schuftet, langweilen sich Andere oder beschäftigen sich mit belanglosen Dingen. Zuarbeiter oder Zulieferer machen/liefern zu viel, zu wenig, zu spät oder das Falsche.

3.) Trotz Riesenumsätze macht Ihr Unternehmen keinen Gewinn.

Ihr Kundenstamm wächst. Sie stellen eine Rechnung nach der anderen. Ihre Umsätze wachsen rasant. Und dennoch zehren Sie immer stärker von der Substanz. Ihr Liquidität sinkt.

4.) Sie sind plötzlich viel zu teuer.

Monatelang haben Ihre Kunden Ihnen Ihr Produkt oder die Dienstleistung aus der Hand gerissen. Und plötzlich laufen die Geschäfte zäh. Die Entscheidungszeiträume verlängern sich, immer öfter müssen Sie über den Preis verhandeln. Sie verlieren Ausschreibungen oder werden immer seltener angefragt.

5.) Ihre Mitarbeiter werden immer unzufriedener.

Das Engagement Ihrer Mitarbeiter lässt nach. Plötzlich werden Pausen genauestens eingehalten, keiner bleibt mehr freiwillig länger im Büro. Immer öfter kommen Mitarbeiter zu spät.

Jedes einzelne der Symptome deutet darauf hin, dass in Ihrem Unternehmen etwas im Argen ist. Lassen Sie sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen. Steuern und Planen Sie vorausschauend, zusammenhängend und langfristig. Dann bleiben Sie auch kurzfristig handlungsfähig (und liquide).

  • Erfassen Sie alle Aufträge und ordnen Sie diese direkt Ihren Kunden und Projekten zu. Anschließend erledigen sich Leistungserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen quasi von selbst.
  • Zeiterfassung und tagesaktuelle Sicht auf die Produktionsauslastung unterstützen Sie beim Zeit- und Ressourcen-Management.
  • Kennen Sie alle Ihre Prozesse und Kosten? Sind Projekte im vereinbarten Rahmen? Eine solide Kalkulation und Nachkalkulation liefert gute Argumente für Ihre Verkaufsverhandlungen.
  • Gesundes Lieferantenmanagement und ein cleverer Einkauf sind das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens. Kennen Sie Ihre Partner und Möglichkeiten?
  • Wertschätzung ist ein wichtiger Motivator. Wissen Sie, was “Ihre Leute” tagtäglich leisten?

Testen Sie ein ERP doch mal ganz einfach und unverbindlich aus. Wir wünschen allen Unternehme(r)n viel Erfolg!

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Der Mindestlohn und die Zeiterfassung

Ab dem 1.1.2015 müssen Arbeitgeber und Entleiher in Deutschland die tägliche Arbeitszeit von Minijobbern, kurzfristigen Beschäftigten und Arbeitnehmern in bestimmten Wirtschaftsbereichen* erfassen und dokumentieren.

Die Arbeitszeiten müssen gemäß § 17 des neuen Mindestlohngesetzes lückenlos mit Anfangs- und Endezeit sowie Dauer erfasst werden. Auch muss die  Erfassung zeitnah erfolgen. Das Gesetz gibt eine Erfassung spätestens 7 Tage nach Erbringung der Arbeitsleistung vor. Der Arbeitgeber muss die Dokumentation der Arbeitszeiten mindestens 2 Jahre aufbewahren.

Die Form der Zeiterfassung gibt der Gesetzgeber nicht vor. Vom handschriftlichen Zettel bis zum Excel-Sheet ist alles erlaubt. Aber gerade vor dem Hintergrund der Aufbewahrungsfrist sollten Sie nichts dem Zufall überlassen.

Die HELIUM V Zeiterfassung ist einfach in der Anwendung und speichert alle Daten zentral in einer Datenbank. Zusammen mit einem Backup haben Sie so auch nach 2 Jahren noch zuverlässig Zugriff auf die erfassten Arbeitszeiten.

Mehr über unsere Zeiterfassung erfahren Sie auf unserer Homepage. Alle  Zeiten können auch mobil mit einer App unter gängigen Plattformen (iOS, Android, Windows mobile) erfasst werden.

* Betroffene Wirtschaftsbereiche finden Sie in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes

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Was bedeutet ERP?

ERP heißt Enterprise Resource Planning und bedeutet unternehmensweite Planung der zur Produktion notwendigen Ressourcen (Mensch, Maschine und Material).

In der Praxis versteht man darunter umfassende Softwarelösungen, die den gesamten organisatorischen Ablauf eines Unternehmens abbilden – sprich Einkauf, Verkauf, Warenwirtschaft, Produktion und Zeibewirtschaftung.

Aus der Verknüpfung der Daten erhält der Unternehmer auf Knopfdruck die erforderlichen Informationen zu jedem Projekt oder zu Details wie Zeitraum, Kunden, Produktgruppen und vieles mehr.

Wichtig ist, dass möglichst der gesamte Ablauf abgebildet wird und nicht eine Vielzahl von Insellösungen in den verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen, die nur sehr mühsam verknüpft werden können. Ebenso wichtig ist, dass nur echte Werte herangezogen werden dürfen. Der Einsatz von geschätzten Zahlen führt immer wieder zu Fehlinterpretationen und damit zu Fehlentscheidungen.

Video zum Thema: Warum auch kleine und mittelständische Unternehmen eine ERP Software benötigen.

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