5 Signale, dass Sie ein ERP-System benötigen

Wenn mittelständische Unternehmen gegründet werden, besteht die Kundenverwaltung oft aus einer Visitenkartenbox, dem Kopf des Inhabers und einem Excelsheet. Das geht eine Weile (manchmal viele Jahre) gut, aber irgendwann reicht das einfach nicht mehr aus.

Das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen dazu, der Markt verändert sich und der Kundenstamm wird immer größer. Sie merken, dass die pragmatischen Ansätze der Gründertage nicht mehr zur Steuerung eines Unternehmens ausreichen. Sie spüren, dass es irgendwie nicht ganz rund läuft.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich detailliert mit der Planung (und Steuerung) der Ressourcen Ihres Unternehmens auseinander zu setzen. Die fünf wichtigsten Anzeichen, wann Sie Ihre Visitenkartenbox und Tabellen gegen ein ERP-System tauschen sollten:

1.) Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sinkt.

Ein häufiger Grund für nachlassende Zahlungsmoral ist das Rechnungswesen eines Unternehmens. Rechnungen werden gar nicht, zu spät und/oder unvollständig gestellt. Trotz moderater Zahlungsziele bleiben die Zahlungen aus.

2.) Sie liefern zu spät, oder die Produktion artet permanent in Stress aus.

Während ein Mitarbeiter (oder eine Maschine) bis zum Zusammenbruch schuftet, langweilen sich Andere oder beschäftigen sich mit belanglosen Dingen. Zuarbeiter oder Zulieferer machen/liefern zu viel, zu wenig, zu spät oder das Falsche.

3.) Trotz Riesenumsätze macht Ihr Unternehmen keinen Gewinn.

Ihr Kundenstamm wächst. Sie stellen eine Rechnung nach der anderen. Ihre Umsätze wachsen rasant. Und dennoch zehren Sie immer stärker von der Substanz. Ihr Liquidität sinkt.

4.) Sie sind plötzlich viel zu teuer.

Monatelang haben Ihre Kunden Ihnen Ihr Produkt oder die Dienstleistung aus der Hand gerissen. Und plötzlich laufen die Geschäfte zäh. Die Entscheidungszeiträume verlängern sich, immer öfter müssen Sie über den Preis verhandeln. Sie verlieren Ausschreibungen oder werden immer seltener angefragt.

5.) Ihre Mitarbeiter werden immer unzufriedener.

Das Engagement Ihrer Mitarbeiter lässt nach. Plötzlich werden Pausen genauestens eingehalten, keiner bleibt mehr freiwillig länger im Büro. Immer öfter kommen Mitarbeiter zu spät.

Jedes einzelne der Symptome deutet darauf hin, dass in Ihrem Unternehmen etwas im Argen ist. Lassen Sie sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen. Steuern und Planen Sie vorausschauend, zusammenhängend und langfristig. Dann bleiben Sie auch kurzfristig handlungsfähig (und liquide).

  • Erfassen Sie alle Aufträge und ordnen Sie diese direkt Ihren Kunden und Projekten zu. Anschließend erledigen sich Leistungserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen quasi von selbst.
  • Zeiterfassung und tagesaktuelle Sicht auf die Produktionsauslastung unterstützen Sie beim Zeit- und Ressourcen-Management.
  • Kennen Sie alle Ihre Prozesse und Kosten? Sind Projekte im vereinbarten Rahmen? Eine solide Kalkulation und Nachkalkulation liefert gute Argumente für Ihre Verkaufsverhandlungen.
  • Gesundes Lieferantenmanagement und ein cleverer Einkauf sind das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens. Kennen Sie Ihre Partner und Möglichkeiten?
  • Wertschätzung ist ein wichtiger Motivator. Wissen Sie, was “Ihre Leute” tagtäglich leisten?

Testen Sie ein ERP doch mal ganz einfach und unverbindlich aus. Wir wünschen allen Unternehme(r)n viel Erfolg!

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Der Mindestlohn und die Zeiterfassung

Ab dem 1.1.2015 müssen Arbeitgeber und Entleiher in Deutschland die tägliche Arbeitszeit von Minijobbern, kurzfristigen Beschäftigten und Arbeitnehmern in bestimmten Wirtschaftsbereichen* erfassen und dokumentieren.

Die Arbeitszeiten müssen gemäß § 17 des neuen Mindestlohngesetzes lückenlos mit Anfangs- und Endezeit sowie Dauer erfasst werden. Auch muss die  Erfassung zeitnah erfolgen. Das Gesetz gibt eine Erfassung spätestens 7 Tage nach Erbringung der Arbeitsleistung vor. Der Arbeitgeber muss die Dokumentation der Arbeitszeiten mindestens 2 Jahre aufbewahren.

Die Form der Zeiterfassung gibt der Gesetzgeber nicht vor. Vom handschriftlichen Zettel bis zum Excel-Sheet ist alles erlaubt. Aber gerade vor dem Hintergrund der Aufbewahrungsfrist sollten Sie nichts dem Zufall überlassen.

Die HELIUM V Zeiterfassung ist einfach in der Anwendung und speichert alle Daten zentral in einer Datenbank. Zusammen mit einem Backup haben Sie so auch nach 2 Jahren noch zuverlässig Zugriff auf die erfassten Arbeitszeiten.

Mehr über unsere Zeiterfassung erfahren Sie auf unserer Homepage. Alle  Zeiten können auch mobil mit einer App unter gängigen Plattformen (iOS, Android, Windows mobile) erfasst werden.

* Betroffene Wirtschaftsbereiche finden Sie in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes

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Was bedeutet ERP?

ERP heißt Enterprise Resource Planning und bedeutet unternehmensweite Planung der zur Produktion notwendigen Ressourcen (Mensch, Maschine und Material).

In der Praxis versteht man darunter umfassende Softwarelösungen, die den gesamten organisatorischen Ablauf eines Unternehmens abbilden – sprich Einkauf, Verkauf, Warenwirtschaft, Produktion und Zeibewirtschaftung.

Aus der Verknüpfung der Daten erhält der Unternehmer auf Knopfdruck die erforderlichen Informationen zu jedem Projekt oder zu Details wie Zeitraum, Kunden, Produktgruppen und vieles mehr.

Wichtig ist, dass möglichst der gesamte Ablauf abgebildet wird und nicht eine Vielzahl von Insellösungen in den verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen, die nur sehr mühsam verknüpft werden können. Ebenso wichtig ist, dass nur echte Werte herangezogen werden dürfen. Der Einsatz von geschätzten Zahlen führt immer wieder zu Fehlinterpretationen und damit zu Fehlentscheidungen.

Video zum Thema: Warum auch kleine und mittelständische Unternehmen eine ERP Software benötigen.

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