5 Signale, dass Sie ein ERP-System benötigen

Wenn mittelständische Unternehmen gegründet werden, besteht die Kundenverwaltung oft aus einer Visitenkartenbox, dem Kopf des Inhabers und einem Excelsheet. Das geht eine Weile (manchmal viele Jahre) gut, aber irgendwann reicht das einfach nicht mehr aus.

Das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen dazu, der Markt verändert sich und der Kundenstamm wird immer größer. Sie merken, dass die pragmatischen Ansätze der Gründertage nicht mehr zur Steuerung eines Unternehmens ausreichen. Sie spüren, dass es irgendwie nicht ganz rund läuft.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich detailliert mit der Planung (und Steuerung) der Ressourcen Ihres Unternehmens auseinander zu setzen. Die fünf wichtigsten Anzeichen, wann Sie Ihre Visitenkartenbox und Tabellen gegen ein ERP-System tauschen sollten:

1.) Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sinkt.

Ein häufiger Grund für nachlassende Zahlungsmoral ist das Rechnungswesen eines Unternehmens. Rechnungen werden gar nicht, zu spät und/oder unvollständig gestellt. Trotz moderater Zahlungsziele bleiben die Zahlungen aus.

2.) Sie liefern zu spät, oder die Produktion artet permanent in Stress aus.

Während ein Mitarbeiter (oder eine Maschine) bis zum Zusammenbruch schuftet, langweilen sich Andere oder beschäftigen sich mit belanglosen Dingen. Zuarbeiter oder Zulieferer machen/liefern zu viel, zu wenig, zu spät oder das Falsche.

3.) Trotz Riesenumsätze macht Ihr Unternehmen keinen Gewinn.

Ihr Kundenstamm wächst. Sie stellen eine Rechnung nach der anderen. Ihre Umsätze wachsen rasant. Und dennoch zehren Sie immer stärker von der Substanz. Ihr Liquidität sinkt.

4.) Sie sind plötzlich viel zu teuer.

Monatelang haben Ihre Kunden Ihnen Ihr Produkt oder die Dienstleistung aus der Hand gerissen. Und plötzlich laufen die Geschäfte zäh. Die Entscheidungszeiträume verlängern sich, immer öfter müssen Sie über den Preis verhandeln. Sie verlieren Ausschreibungen oder werden immer seltener angefragt.

5.) Ihre Mitarbeiter werden immer unzufriedener.

Das Engagement Ihrer Mitarbeiter lässt nach. Plötzlich werden Pausen genauestens eingehalten, keiner bleibt mehr freiwillig länger im Büro. Immer öfter kommen Mitarbeiter zu spät.

Jedes einzelne der Symptome deutet darauf hin, dass in Ihrem Unternehmen etwas im Argen ist. Lassen Sie sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen. Steuern und Planen Sie vorausschauend, zusammenhängend und langfristig. Dann bleiben Sie auch kurzfristig handlungsfähig (und liquide).

  • Erfassen Sie alle Aufträge und ordnen Sie diese direkt Ihren Kunden und Projekten zu. Anschließend erledigen sich Leistungserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen quasi von selbst.
  • Zeiterfassung und tagesaktuelle Sicht auf die Produktionsauslastung unterstützen Sie beim Zeit- und Ressourcen-Management.
  • Kennen Sie alle Ihre Prozesse und Kosten? Sind Projekte im vereinbarten Rahmen? Eine solide Kalkulation und Nachkalkulation liefert gute Argumente für Ihre Verkaufsverhandlungen.
  • Gesundes Lieferantenmanagement und ein cleverer Einkauf sind das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens. Kennen Sie Ihre Partner und Möglichkeiten?
  • Wertschätzung ist ein wichtiger Motivator. Wissen Sie, was “Ihre Leute” tagtäglich leisten?

Testen Sie ein ERP doch mal ganz einfach und unverbindlich aus. Wir wünschen allen Unternehme(r)n viel Erfolg!

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Was ist eigentlich Data Lock-in?

Viele kennen den begriff Vendor Lock-in: Man kauft ein Produkt und bindet sich an einen einzigen Hersteller. Sei es, dass man Ersatzteile benötigt, eine Erweiterung oder eine Dienstleistung.  Erinnern Sie sich noch an Ihr erstes Auto? Vielleicht sogar ein VW Käfer. An dem konnten Sie alles selber reparieren. Versuchen Sie das mal heute mit einem modernen Auto. Noch nicht einmal eine freie Werkstatt kann da mehr viel tun.

VW Kaefer

Und dann denken Sie einmal an Ihr Unternehmen. Was ist neben den Vermögenswerten das Wertvollste, was Ihre Firma besitzt? Genau: Ihr Wissen, Ihr Kunden- und Lieferantenstamm, Ihre Dokumente, … Ihre Daten.

Das war sicher weniger ein Problem, solange alles bei Ihnen im Haus blieb und Sie die volle Kontrolle hatten. Aber auch hier haben sich die Zeiten (und die Modalitäten) geändert. Immer öfter fallen Schlagworte wie Outsourcing, Cloud Computing, File Sharing, mobiles Arbeiten, Online Backup oder Software als Service (SaaS).

Mal Hand auf’s Herz: Sie haben doch bestimmt auch ein Smartphone. Und ist das nicht super, von überall Zugriff auf Informationen im Unternehmen zu haben? Sie sitzen beim Kunden und können ihm genauestens Auskunft über Auftragsstatus oder Preise geben. So schnell und flexibel waren Sie noch nie und dieser Service verschafft Ihnen Zeit- und Wettbewerbsvorteile.

Doch haben Sie auch einmal daran gedacht, wie das möglich ist? Wer alles Ihre Daten sieht und kennt, um Ihnen diesen Vorteil zu verschaffen? Mobilfunk- und Kabelnetzbetreiber, Firmen hinter mobilen Betriebssystemen oder Hersteller von Hardware sind da noch Ihre geringste Herausforderung. Aber haben Sie sich einmal angeschaut, was die von Ihnen eingesetzte Software alles macht und warum sie all die schönen Dinge kann, die Sie so unentbehrlich machen für Ihre Kunden? Nehmen wir mal ein ganz bekanntes Beispiel eines CRM-Anbieters. Sie haben sicher schon etwas von Salesforce gehört? Ganze Branchen vertrauen ihre Vertriebs- und Marketingdaten diesem Hersteller an. Das ist sehr praktisch: Diese Firmen müssen sich keine Gedanken mehr um Softwarepflege, Updates, darunter liegende Hardware, Netzwerkanbindung etc. machen. Die Daten sind von überall einsehbar und man kann sie auch am Smartphone oder Tablet bearbeiten. Das hat aber einen Preis. Wenn Sie diesen Dienst einmal nicht mehr nutzen wollen, bleiben Ihre Daten dennoch dort.

Auch im ERP Umfeld gehen immer mehr Anbieter den Weg, dass Daten zentral verwaltet werden. Gerade im Mittelstand ist das ein attraktives Geschäftsmodell: Mit so genannten Cloudbasierten Lösungen erreichen auch große Weltkonzerne kleinere Firmen plötzlich zu attraktiven Konditionen. Schauen Sie bitte genau hin. Und lassen Sie sich unabhängig beraten: von einer Agentur wie der WWinterface oder einem Dienstleister Ihres Vertrauens.

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HowTo: Datensätze bei Mitarbeiterwechsel oder Unternehmensnachfolge richtig anlegen

Es lässt sich manchmal nicht verhindern, dass Mitarbeiter ausscheiden bzw. neue hinzukommen. Auch Ihre Kunden verändern sich: manchen melden Insolvenz an, andere werden verkauft oder übernommen und wieder andere ändern nur ihre Rechtsform.

Nun ist es ja so, dass mittlerweile fast jedes Unternehmen in irgendeiner Form die Daten seiner Mitarbeiter und Geschäftspartner elektronisch erfasst und verarbeitet. Ganz oft habe ich erlebt, wie Firmen einfach alte Datensätze mit neuen überschreiben. Das ist nicht nur unübersichtlich sondern auch grob fahrlässig.

Wie aber geht man richtig mit den Daten um?

Mitarbeiterwechsel: Tragen Sie bei dem betreffenden Mitarbeiter den Austritt ein und setzen seinen Status ggf. auf versteckt. Legen Sie den neuen Mitarbeiter an und weisen ihm alle Parameter zu. So können Sie immer verfolgen, wer z. B. wann welche Schlüssel hatte oder wann mit welchen Kunden Kontakt hatte bzw. welches Projekt bearbeitet hat.

Unternehmensnachfolge: Wenn eine Firma von einer anderen übernommen wird oder ihren Namen ändert, gehen Sie wie beim Mitarbeiterwechsel vor. Sie setzen den Status des alten Unternehmens entsprechend auf liquidiert/verkauft/Namensänderung  und legen eine neue Firma an. So ist sichergestellt, dass alle Daten und Unterlagen des deaktivierten Unternehmens gesetzeskonform erhalten bleiben. Machen Sie in beiden Datensätzen — dem alten und dem neuen — Hinweise auf den Bezug zum jeweils anderen Unternehmen. Bei Übernahmen, in denen Name und eigenständige Rechtsform der alten Firma erhalten bleiben, genügt es, den neuen zugehörigen Mutterkonzern abzubilden. Das Unternehmen wird einfach hierarchisch unter den neuen Besitzer gehängt.

In unseren Trainings zeigen wir Ihnen gern, wie so etwas praktisch umgesetzt wird. Wann haben Sie Ihre Mitarbeiter zuletzt im Umgang mit unserem ERP geschult?

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Nutzen von ERP-Studien und Marktübersichten?

In letzter Zeit werden wir immer öfter angesprochen, warum wir in dieser oder jener Marktübersicht nicht vertreten sind oder nicht an dieser oder jener Umfrage teilnehmen. Jüngst erst führte die TOVARIT AG wieder eine Kundenzufriedenheitsanalyse durch. Wir haben uns entschieden, nicht daran teil zu nehmen. Warum?

Die Qual der Wahl

Neben einigen renomierten Marktforschungsinstituten wie Gartner, IDC oder McKinsey gibt es zahlreiche kleinere und regionale Institute. Vor allem Gartners Hype Cycles und Magic Quadrants sind zum Vorbild für unzählige Nachahmer geworden. Das ist verständlich, behandelt das Original doch zumeist global agierende Großkonzerne. Kleine und Lokale Anbieter von Lösungen haben i. d. R. kaum eine Chance, in die Technologiestudien der Branchenriesen aufgenommen zu werden. Gerade darin liegt aber auch das Dilemma.

Auch kleinere und mittelständische Unternehmen orientieren sich immer öfter an den Analystenmeinungen von Gartner, IDC & Co. Ausschlaggegebend scheint ganz klar Reputation und Bekanntheit. Sowohl wir als Hersteller stehen wie unsere Kunden vor der Frage, welche von den mittlerweile unzähligen kleineren, unbekannteren Plattformen soll ich trauen? Wer bietet eine möglichst vollständige Übersicht der mittlerweile doch an die 1.000 Anbieter allein in Europa?

Eine Faustregel sagt, dass es die Top-Kandidaten eines Wettbewerbs oder einer Marktstudie wert sind, in die engere Auswahl gezogen zu werden. Wenn da nicht ein kleiner Beigeschmack bliebe: Die Teilnahme an Studien und Markübersichten kostet in der Regel Geld, oft nicht gerade wenig. Geld, welches wir lieber in die Entwicklung unserer Produkte und Kommunikation mit unseren Kunden investieren. So ist denn auch zu erklären, dass sich in vielen Übersichten immer wieder die gleichen Anbieter tummeln. Es bleiben mangelde Transparenz und Zweifel an der Unabhängigkeit.

Ich bleibe einmal beim aktuellen Beispiel Tovarit:

SAP und SAGE neben Allgeier, HELIUM V und openERP? Da drängt sich mir der Vergleich von Äpfeln mit Birnen auf. Bei der Umfrage der Tovarit AG werden alle Branchen, Größen und Funktionalitäten in einen großen Topf geworfen, kräftig umgerührt und durch ein Sieb in Form gegossen. Auswahl und Kriterien kommen mir reichlich intransparent vor. Mitmachen kann, wer die Mindestanzahl Bewertungen erreicht. Das wollte ich genauer wissen.

Die Teilnahme selbst klingt erst einmal einfach, benötigt man doch nur eine der Anzahl der Installationen entsprechende ausreichende Anzahl Bewertungen. Doch was auf den ersten Blick einfach und fair klingt, erscheint bei genauerem Hinschauen als äußerst intransparent.

Prozentual betrachtet, müssen kleine Unternehmen 10% ihrer Anwender motivieren, größere nur noch 5%, maximal jedoch 50 für die größten Anbieter ab 1.000 Installationen. Die geforderte absolute Zahl mag für einen kleinen Anbieter sehr hoch sein, für Branchenriesen wie SAP und SAGE ist das eine unverhältnismäßig klein erscheinende Zahl.

Weitere Auszüge aus den Teilnahmenbedingungen: „Zugelassen wird dabei eine Wertung je Betrieb/Installation. Bei Mehrfachbewertung aus einem Betrieb wird per Zufall eine Bewertung für die Analyse gezogen.“

Weiter heisst es: „Dabei sollten sie beachten, dass im Zuge der Qualitätsprüfung
erfahrungsgemäß bis zu 25% der eingegangen Bewertungen ausgeschlossen werden müssen. … Darüber hinaus behalten sich die Organisatoren der Studie in Abhängigkeit von den Ergebnissen der statistischen Qualitätsprüfung der Stichproben (z.B. Prüfung auf Normalverteilung) vor, das Zufriedenheitsprofil einer Lösung nur mit dem Vermerk „Eingeschränkte Belastbarkeit der Ergebnisse“ zu veröffentlichen obwohl gemäß der o.g. Vorgabe genügend Datensätze vorliegen.“

Die vollständigen Bedingungen sind auf der Webseite der Tovarit AG einsehbar. Ich habe jedoch stark den Einruck, dass die Auswertung sehr willkürlich erfolgt und ich sie weder nachvollziehen kann noch dass sie besonders repräsentativ ist. Den Eindruck untermauert vor allem die zufällige Auswahl bei Mehrfachbewertungen. Ein Durchschnittswert wäre da sicher objektiver.

Menschen kaufen von Menschen

Final stellt sich mir die Frage nach der Relevanz dieser Studien, Übersichten und Umfragen als Grundlage für Kaufentscheidungen. Auf diesem Gebiet hat sich in den letzten Jahren viel verändert. Allein durch das Internet sind so viele Informationen zu einem Produkt verfügbar, dass Kunden oder Kaufinteressenten manchmal schon besser informiert sind als der Vertreter eines Herstellers.

Marktübersichten können eine erste Orientierungshilfe sein. Auch wir verschließen uns nicht gänzlich der Welt der Studien und Marktübersichten. Aktuell sind wir nominiert für das ERP System des Jahres — ein Wettbewerb der Universität Potsdam — und sind an verschiedene Medien mit Übersichten zu ERP-Anbietern, u. a. die Computerwoche, herangetreten.

Fazit: Große Unternehmen entscheiden nach Gartner & Co. Für kleinere Unternehmen gibt es keine vergleichbare Alternative. Weder auf der Anbieter- noch auf der Anwenderseite. Die Chance, von einem Interessenten in einer Marktübersicht mit bis zu mehreren Hundert Anbietern gefunden (und ausgewählt) zu werden, ist reine Glückssache. In einer einzelnen Übersicht können bis zu 800 Anbieter enthalten sein. In der Regel entscheiden im KMU-Umfeld Vertrauen und persönliche Beziehungen. Daher sollten gerade kleinere Anbieter äußerst sorgfältig auswählen, in welche Maßnahmen sie investieren und lieber den direkten Kontakt mit ihrer Zielgruppe suchen. Nicht zuletzt weil wir wissen, worauf es bei der Anschaffung von Unternehmens-Software ankommt. Kundenzufriedenheit ist immer ein sehr subjektiver Aspekt.

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Unternehmensnachfolge: Wenn der Chef plötzlich ausfällt

Die Mehrzahl der Übergaben erfolgen planmäßig. Dennoch ereilt etwa ein Viertel aller Unternehmen der Ernstfall unvorbereitet. Die Unternehmensübertragung muss plötzlich und unvorhergesehen abgewickelt werden. Die Industrie- und Handelskammern gehen davon aus, dass nicht annähernd zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland über eine Notfallplanung verfügen. Diese Unternehmen  sind somit nicht ausreichend für den Ernstfall abgesichert und im schlimmsten Fall in ihrer Existenz bedroht. Ein wichtiger Aspekt ist also die Vorsorge, damit weder das Unternehmen noch seine Mitarbeiter am Tag X führungslos dastehen.

Die einfachste Maßnahme der Vorsorge ist die zentrale Erfassung aller Unternehmensdaten in einer geeigneten Software. Das erleichtert nicht nur den Unternehmensalltag, sondern stellt vor allem auch in Notfallsituationen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicher.

So können auf Knopfdruck alle wichtigen Informationen abgerufen werden, z. B.:

  • tagesaktuelle generelle Finanzübersicht
  • Liste der Lieferanten
  • Liste der Kunden
  • offene Bestellungen
  • Mitarbeiterliste und Zeitkonten
  • Projektliste mit Übersicht der jeweiligen Stati
  • Rechnungsdaten und Offene Posten-Listen
  • Artikel- und Stücklisten
  • u. v. a. m.

Im Fachjargon heißt das Enterprise-Resource-Planning (ERP). Als ERP wird die unternehmerische Aufgabe, die vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel,  Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen, bezeichnet. Zur Unterstützung bei der Bewältigung dieser sehr komplexen Aufgabe gibt es spezielle Software (ERP-System), welche die Informationen sammelt, verarbeitet und bereitstellt.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Das ist auch die große Herausforderung bei der Wahl der richtigen ERP-Software. So sollten Unternehmer, die ein solches System anschaffen wollen, zunächst nach einem Anbieter speziell für ihre Branche suchen. Auch gibt es große Unterschiede bei der Unternehmensgröße. Es gibt speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Firmen abgestimmte ERP-Softwaresysteme.  Ist eine geeignete Lösung gefunden, prüfen Sie die dazu angebotenen Dienstleistungen. Jede Installation eines ERP-Systems ist mit einem mehr oder weniger großen Anpassungsaufwand an die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens verbunden.

Dienstleistungsportfolio, Anwenderbericht, Referenzen und ein Kennenlerngespräch liefern gute Anhaltspunkte für die Wahl eines geeigneten Partners. An erster Stelle steht dabei das Vertrauen zueinander. In einem ERP-System werden alle Geschäftsdaten erfasst, auch kritische. Auf Grund der Komplexität und eines damit verbundenen Migrationsaufwandes sollte die Zusammenarbeit mit dem einmal gewählten Anbieter auch dauerhaft sein. Hier liefern Antworten auf Fragen nach der Existenz des Anbieters (Besitzverhältnisse, Markteintritt, Finanzdaten) wichtige Hinweise.

Um Unternehmern die Auswahl zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zur Auswahl eines geeigneten Anbieters vorbereitet.

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Was bedeutet ERP?

ERP heißt Enterprise Resource Planning und bedeutet unternehmensweite Planung der zur Produktion notwendigen Ressourcen (Mensch, Maschine und Material).

In der Praxis versteht man darunter umfassende Softwarelösungen, die den gesamten organisatorischen Ablauf eines Unternehmens abbilden – sprich Einkauf, Verkauf, Warenwirtschaft, Produktion und Zeibewirtschaftung.

Aus der Verknüpfung der Daten erhält der Unternehmer auf Knopfdruck die erforderlichen Informationen zu jedem Projekt oder zu Details wie Zeitraum, Kunden, Produktgruppen und vieles mehr.

Wichtig ist, dass möglichst der gesamte Ablauf abgebildet wird und nicht eine Vielzahl von Insellösungen in den verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen, die nur sehr mühsam verknüpft werden können. Ebenso wichtig ist, dass nur echte Werte herangezogen werden dürfen. Der Einsatz von geschätzten Zahlen führt immer wieder zu Fehlinterpretationen und damit zu Fehlentscheidungen.

Video zum Thema: Warum auch kleine und mittelständische Unternehmen eine ERP Software benötigen.

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HELIUM V blogt!

Vor 15 Jahren gründete Ingenieur Werner Hehenwarter die HELIUM V IT-Solutions GmbH. Seitdem ist viel passiert: Mit unserm Blog zeigen wir, was uns besonders auszeichnet – als IT-Spezialist wie auch als Unternehmen. Ab jetzt erfahren Sie immer ganz aktuell, was uns beschäftigt. Schauen Sie einfach immer mal wieder in unseren ERP Blog, für den wir heute den Startschuss geben!

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