5 Signale, dass Sie ein ERP-System benötigen

Wenn mittelständische Unternehmen gegründet werden, besteht die Kundenverwaltung oft aus einer Visitenkartenbox, dem Kopf des Inhabers und einem Excelsheet. Das geht eine Weile (manchmal viele Jahre) gut, aber irgendwann reicht das einfach nicht mehr aus.

Das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen dazu, der Markt verändert sich und der Kundenstamm wird immer größer. Sie merken, dass die pragmatischen Ansätze der Gründertage nicht mehr zur Steuerung eines Unternehmens ausreichen. Sie spüren, dass es irgendwie nicht ganz rund läuft.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich detailliert mit der Planung (und Steuerung) der Ressourcen Ihres Unternehmens auseinander zu setzen. Die fünf wichtigsten Anzeichen, wann Sie Ihre Visitenkartenbox und Tabellen gegen ein ERP-System tauschen sollten:

1.) Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sinkt.

Ein häufiger Grund für nachlassende Zahlungsmoral ist das Rechnungswesen eines Unternehmens. Rechnungen werden gar nicht, zu spät und/oder unvollständig gestellt. Trotz moderater Zahlungsziele bleiben die Zahlungen aus.

2.) Sie liefern zu spät, oder die Produktion artet permanent in Stress aus.

Während ein Mitarbeiter (oder eine Maschine) bis zum Zusammenbruch schuftet, langweilen sich Andere oder beschäftigen sich mit belanglosen Dingen. Zuarbeiter oder Zulieferer machen/liefern zu viel, zu wenig, zu spät oder das Falsche.

3.) Trotz Riesenumsätze macht Ihr Unternehmen keinen Gewinn.

Ihr Kundenstamm wächst. Sie stellen eine Rechnung nach der anderen. Ihre Umsätze wachsen rasant. Und dennoch zehren Sie immer stärker von der Substanz. Ihr Liquidität sinkt.

4.) Sie sind plötzlich viel zu teuer.

Monatelang haben Ihre Kunden Ihnen Ihr Produkt oder die Dienstleistung aus der Hand gerissen. Und plötzlich laufen die Geschäfte zäh. Die Entscheidungszeiträume verlängern sich, immer öfter müssen Sie über den Preis verhandeln. Sie verlieren Ausschreibungen oder werden immer seltener angefragt.

5.) Ihre Mitarbeiter werden immer unzufriedener.

Das Engagement Ihrer Mitarbeiter lässt nach. Plötzlich werden Pausen genauestens eingehalten, keiner bleibt mehr freiwillig länger im Büro. Immer öfter kommen Mitarbeiter zu spät.

Jedes einzelne der Symptome deutet darauf hin, dass in Ihrem Unternehmen etwas im Argen ist. Lassen Sie sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen. Steuern und Planen Sie vorausschauend, zusammenhängend und langfristig. Dann bleiben Sie auch kurzfristig handlungsfähig (und liquide).

  • Erfassen Sie alle Aufträge und ordnen Sie diese direkt Ihren Kunden und Projekten zu. Anschließend erledigen sich Leistungserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen quasi von selbst.
  • Zeiterfassung und tagesaktuelle Sicht auf die Produktionsauslastung unterstützen Sie beim Zeit- und Ressourcen-Management.
  • Kennen Sie alle Ihre Prozesse und Kosten? Sind Projekte im vereinbarten Rahmen? Eine solide Kalkulation und Nachkalkulation liefert gute Argumente für Ihre Verkaufsverhandlungen.
  • Gesundes Lieferantenmanagement und ein cleverer Einkauf sind das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens. Kennen Sie Ihre Partner und Möglichkeiten?
  • Wertschätzung ist ein wichtiger Motivator. Wissen Sie, was “Ihre Leute” tagtäglich leisten?

Testen Sie ein ERP doch mal ganz einfach und unverbindlich aus. Wir wünschen allen Unternehme(r)n viel Erfolg!

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Fit für die Zukunft

Die Geschäftswelt hat sich in den letzten Jahren verändert. Und sie verändert sich weiter und immer schneller. Unternehmen, die hier nicht mithalten können, landen ebenso schnell auf dem Abstellgleis. Dabei liegt gerade für kleine und mittelständische Unternehmen in dieser Schnelllebigkeit die größte Chance. Wer sonst ist agil genug, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren?

Damit allerdings die Chance nicht zum Risiko wird, sollte ein Unternehmen nicht auf professionelle Hilfe verzichten. Waren spezielle Geschäftsanwendungen in der Vergangenheit ausschließlich großen Konzernen vorbehalten, bietet die wachsende Vielseitigkeit von z. B. ERP-Systemen heute vor allem kleinen Unternehmen eine solide Geschäftsgrundlage:

  • ständig alle Zahlen im Blick haben
  • Rentabilitätsmessungen in Echtzeit
  • Profitabilität tagesgenau berechnen
  • Zeitmanagement auf die Sekunde genau
  • Effizienz der Lieferkette steigern
  • Lagerhaltung optimieren
  • Kosten sparen und Einnahmen erhöhen
  • Alles aus einer Hand: Vom Angebot bis zur Rechnungstellung

Das sind nur einige der Vorteile, die moderne Softwaresysteme ermöglichen. Dabei ist es sehr wichtig, dass die Anwendung selbst alle Bedürfnisse und Anforderungen eines zukunftsorienterten Unternehmens erfüllt:

1.) Outsourcing: Ist die Software starr ‚On Premise‘ oder bietet es auch die Möglichkeit, bei einem Dienstleister betrieben zu werden? Traditionelle Systeme bieten ausschließlich Vorort-Instllationen. Je nach Geschäftsmodell reicht das aber nicht aus. Viele Unternehmen konzentrieren sich mittlerweile auf ihr Kerngeschäft und lagern alles, was nicht direkt damit zu tun hat, an externe Dienstleister aus.

2.) Drum prüfe wer sich ewig bindet: Um mit der Geschwindigkeit der Geschäftswelt Schritt zu halten, muss ein Unternehmen flexibel skalieren können. Und zwar in beide Richtungen. Zeitgemäße Anbieter haben neben festen auch flexible Laufzeitmodelle im Portfollio. Dabei setzen sich gegenüber früher üblichen Leasing-Modellen immer öfter Software Abonnements (Subscriptions) durch.

3.) Vielschichtigkeit ist auch bei Größe und Umfang der Software gefragt. Musste man früher eine große Lizenz für Alles kaufen, schauen Unternehmer heute genauer hin. Modular aufgebaute Applikationen werden hier das Rennen gewinnen. Manchmal braucht man eben nur ein Zeitmanagement oder eine kleinere Version für eine Außenstelle.

4.) Offen für alles: Kaum eine Geschäftsanwendung ist so individuell wie eine ERP-Software. Damit die Kosten für Anpassungen und Erweiterungen oder die Integration in andere Systeme (z. B. Colaborationsumgebung oder Dokumentenmanagement) nicht ins Unermeßliche steigen, setzen moderne Anwender auf Open Source basierte Software und offene Schnittstellen.

5.) Kennen Sie UX? Je anwenderfreundlicher und intuitiver eine Software ist, desto effizienter lässt sie sich nutzen. Macht dem Anwender die Bedienung einer Software sogar noch Spaß, spricht man von User Experience (UX). Natürlich gibt es auch negative Erfahrungen.

Damit Ihnen keine bösen Überraschungen drohen, testen Sie drei Kandidaten Ihrer engeren Wahl vor einer endgültigen Entscheidung. Kriterien für die Auswahl des richtigen Systems erfahren Sie aus unserem Blogeintrag zur Unternehmensnachfolge.

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Was bedeutet ERP?

ERP heißt Enterprise Resource Planning und bedeutet unternehmensweite Planung der zur Produktion notwendigen Ressourcen (Mensch, Maschine und Material).

In der Praxis versteht man darunter umfassende Softwarelösungen, die den gesamten organisatorischen Ablauf eines Unternehmens abbilden – sprich Einkauf, Verkauf, Warenwirtschaft, Produktion und Zeibewirtschaftung.

Aus der Verknüpfung der Daten erhält der Unternehmer auf Knopfdruck die erforderlichen Informationen zu jedem Projekt oder zu Details wie Zeitraum, Kunden, Produktgruppen und vieles mehr.

Wichtig ist, dass möglichst der gesamte Ablauf abgebildet wird und nicht eine Vielzahl von Insellösungen in den verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen, die nur sehr mühsam verknüpft werden können. Ebenso wichtig ist, dass nur echte Werte herangezogen werden dürfen. Der Einsatz von geschätzten Zahlen führt immer wieder zu Fehlinterpretationen und damit zu Fehlentscheidungen.

Video zum Thema: Warum auch kleine und mittelständische Unternehmen eine ERP Software benötigen.

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