5 Signale, dass Sie ein ERP-System benötigen

Wenn mittelständische Unternehmen gegründet werden, besteht die Kundenverwaltung oft aus einer Visitenkartenbox, dem Kopf des Inhabers und einem Excelsheet. Das geht eine Weile (manchmal viele Jahre) gut, aber irgendwann reicht das einfach nicht mehr aus.

Das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen dazu, der Markt verändert sich und der Kundenstamm wird immer größer. Sie merken, dass die pragmatischen Ansätze der Gründertage nicht mehr zur Steuerung eines Unternehmens ausreichen. Sie spüren, dass es irgendwie nicht ganz rund läuft.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich detailliert mit der Planung (und Steuerung) der Ressourcen Ihres Unternehmens auseinander zu setzen. Die fünf wichtigsten Anzeichen, wann Sie Ihre Visitenkartenbox und Tabellen gegen ein ERP-System tauschen sollten:

1.) Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sinkt.

Ein häufiger Grund für nachlassende Zahlungsmoral ist das Rechnungswesen eines Unternehmens. Rechnungen werden gar nicht, zu spät und/oder unvollständig gestellt. Trotz moderater Zahlungsziele bleiben die Zahlungen aus.

2.) Sie liefern zu spät, oder die Produktion artet permanent in Stress aus.

Während ein Mitarbeiter (oder eine Maschine) bis zum Zusammenbruch schuftet, langweilen sich Andere oder beschäftigen sich mit belanglosen Dingen. Zuarbeiter oder Zulieferer machen/liefern zu viel, zu wenig, zu spät oder das Falsche.

3.) Trotz Riesenumsätze macht Ihr Unternehmen keinen Gewinn.

Ihr Kundenstamm wächst. Sie stellen eine Rechnung nach der anderen. Ihre Umsätze wachsen rasant. Und dennoch zehren Sie immer stärker von der Substanz. Ihr Liquidität sinkt.

4.) Sie sind plötzlich viel zu teuer.

Monatelang haben Ihre Kunden Ihnen Ihr Produkt oder die Dienstleistung aus der Hand gerissen. Und plötzlich laufen die Geschäfte zäh. Die Entscheidungszeiträume verlängern sich, immer öfter müssen Sie über den Preis verhandeln. Sie verlieren Ausschreibungen oder werden immer seltener angefragt.

5.) Ihre Mitarbeiter werden immer unzufriedener.

Das Engagement Ihrer Mitarbeiter lässt nach. Plötzlich werden Pausen genauestens eingehalten, keiner bleibt mehr freiwillig länger im Büro. Immer öfter kommen Mitarbeiter zu spät.

Jedes einzelne der Symptome deutet darauf hin, dass in Ihrem Unternehmen etwas im Argen ist. Lassen Sie sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen. Steuern und Planen Sie vorausschauend, zusammenhängend und langfristig. Dann bleiben Sie auch kurzfristig handlungsfähig (und liquide).

  • Erfassen Sie alle Aufträge und ordnen Sie diese direkt Ihren Kunden und Projekten zu. Anschließend erledigen sich Leistungserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen quasi von selbst.
  • Zeiterfassung und tagesaktuelle Sicht auf die Produktionsauslastung unterstützen Sie beim Zeit- und Ressourcen-Management.
  • Kennen Sie alle Ihre Prozesse und Kosten? Sind Projekte im vereinbarten Rahmen? Eine solide Kalkulation und Nachkalkulation liefert gute Argumente für Ihre Verkaufsverhandlungen.
  • Gesundes Lieferantenmanagement und ein cleverer Einkauf sind das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens. Kennen Sie Ihre Partner und Möglichkeiten?
  • Wertschätzung ist ein wichtiger Motivator. Wissen Sie, was “Ihre Leute” tagtäglich leisten?

Testen Sie ein ERP doch mal ganz einfach und unverbindlich aus. Wir wünschen allen Unternehme(r)n viel Erfolg!

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Was ist eigentlich Data Lock-in?

Viele kennen den begriff Vendor Lock-in: Man kauft ein Produkt und bindet sich an einen einzigen Hersteller. Sei es, dass man Ersatzteile benötigt, eine Erweiterung oder eine Dienstleistung.  Erinnern Sie sich noch an Ihr erstes Auto? Vielleicht sogar ein VW Käfer. An dem konnten Sie alles selber reparieren. Versuchen Sie das mal heute mit einem modernen Auto. Noch nicht einmal eine freie Werkstatt kann da mehr viel tun.

VW Kaefer

Und dann denken Sie einmal an Ihr Unternehmen. Was ist neben den Vermögenswerten das Wertvollste, was Ihre Firma besitzt? Genau: Ihr Wissen, Ihr Kunden- und Lieferantenstamm, Ihre Dokumente, … Ihre Daten.

Das war sicher weniger ein Problem, solange alles bei Ihnen im Haus blieb und Sie die volle Kontrolle hatten. Aber auch hier haben sich die Zeiten (und die Modalitäten) geändert. Immer öfter fallen Schlagworte wie Outsourcing, Cloud Computing, File Sharing, mobiles Arbeiten, Online Backup oder Software als Service (SaaS).

Mal Hand auf’s Herz: Sie haben doch bestimmt auch ein Smartphone. Und ist das nicht super, von überall Zugriff auf Informationen im Unternehmen zu haben? Sie sitzen beim Kunden und können ihm genauestens Auskunft über Auftragsstatus oder Preise geben. So schnell und flexibel waren Sie noch nie und dieser Service verschafft Ihnen Zeit- und Wettbewerbsvorteile.

Doch haben Sie auch einmal daran gedacht, wie das möglich ist? Wer alles Ihre Daten sieht und kennt, um Ihnen diesen Vorteil zu verschaffen? Mobilfunk- und Kabelnetzbetreiber, Firmen hinter mobilen Betriebssystemen oder Hersteller von Hardware sind da noch Ihre geringste Herausforderung. Aber haben Sie sich einmal angeschaut, was die von Ihnen eingesetzte Software alles macht und warum sie all die schönen Dinge kann, die Sie so unentbehrlich machen für Ihre Kunden? Nehmen wir mal ein ganz bekanntes Beispiel eines CRM-Anbieters. Sie haben sicher schon etwas von Salesforce gehört? Ganze Branchen vertrauen ihre Vertriebs- und Marketingdaten diesem Hersteller an. Das ist sehr praktisch: Diese Firmen müssen sich keine Gedanken mehr um Softwarepflege, Updates, darunter liegende Hardware, Netzwerkanbindung etc. machen. Die Daten sind von überall einsehbar und man kann sie auch am Smartphone oder Tablet bearbeiten. Das hat aber einen Preis. Wenn Sie diesen Dienst einmal nicht mehr nutzen wollen, bleiben Ihre Daten dennoch dort.

Auch im ERP Umfeld gehen immer mehr Anbieter den Weg, dass Daten zentral verwaltet werden. Gerade im Mittelstand ist das ein attraktives Geschäftsmodell: Mit so genannten Cloudbasierten Lösungen erreichen auch große Weltkonzerne kleinere Firmen plötzlich zu attraktiven Konditionen. Schauen Sie bitte genau hin. Und lassen Sie sich unabhängig beraten: von einer Agentur wie der WWinterface oder einem Dienstleister Ihres Vertrauens.

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Fernwartung: Fluch oder Segen ?

In der IT Branche und allen Bereichen in denen intensiv mit der IT „am PC” gearbeitet wird, hat sich die Fernwartung als rasche Unterstützung für die Kunden / AnwenderInnen etabliert. Ein weiterer Vorteil ist die drastische Reduktion von Reisezeiten und -kosten, was  darüber hinaus noch die Umwelt schont.

Was ist Fernwartung überhaupt?

Mittels Fernwartung kann ein Administrator oder Servicemitarbeiter über das Internet oder auch dedizierte Verbindungen auf entfernte Rechnersysteme zugreifen. So können dem Anwender direkt auf seinem Rechner gezeigt werden, wie eine Lösung seiner Aufgabenstellung aussieht. Weiters gibt es die weit verbreitete Betreuung der Server-Systeme, welche oft ohne Interaktion des Kunden oder Anwenders durchgeführt wird.

Auch hier der Vorteil, dass „jederzeit“ oft auch in der Nacht und ohne Reisekosten Service und Wartungsarbeiten bis hin zum Update komplexer Systeme durchgeführt werden. Der Kunde merkt oft nur, dass ein neues Feature, z.B. in Form einer neuen Auswertung oder eines neuen Knopfes vorhanden ist. Sonst wird sein IT-Betrieb nicht gestört, im Gegenteil, durch diese Betreuung wird die Verfügbarkeit der Systeme immens erhöht.

Das klingt doch prima!

Ein Nachteil liegt jedoch genau in dieser Transparenz. Anwender merken oft nicht, dass am System gearbeitet wird und erkennen oft auch nicht, welcher Aufwand und
Dienstleistungspower in seine individuelle Installation investiert wird.

Für den Anbieter oder Dienstleister verbunden ist auch der Verlust des direkten und persönlichen Kundenkontaktes. Man telefoniert, sendet Emails hin und her, aber man kennt die Menschen dahinter nicht mehr. Neben der menschlichen Beziehung leidet vor allem die Kommunikation — fehlt ihr doch eine wesentliche Dimension.

So passiert es z. B. immer öfter, dass beide Seiten unterschiedliche Begriffe für Dinge verwenden und somit u. U. der IT-Dienstleister seine Anstrengung in eine völlig falsche Richtung treibt, obwohl der Anwender denkt, er hat alles richtig angegeben / ausgesagt. 

Ein weiterer großer Unterschied kommt dazu: Ging man früher beim Kunden zur Türe
hinein, so war klar, ab jetzt ist die Dienstleistung zu bezahlen. Geht er zur Türe raus, so ist der Einsatz beendet und damit ist der Kostenrahmen sehr klar abgegrenzt. Beim Einsatz der Fernwartung verschwimmen diese Grenzen und oft herrscht Unsicherheit über den geleisteten Zeitraum oder es mangelt gar am generellen Verständnis, dass eine Leistung kostenpflichtig erbracht wurde.

Auch wenn von den Dienstleistern alle Betreuungszeiten aufgezeichnet werden, der Kunde denkt oft genug „Papier ist geduldig”. Er ist gegenüber den Aufzeichnungen sehr skeptisch. Er sieht nicht, wann der Dienstleister mit seiner Arbeit beginnt und wann er diese beendet.

Für den Dienstleister kommt hinzu, dass oft mehrere Projekte parallel behandelt werden (müssen). Also ist die Zeitzuordnung in kleinen Stücken gegeben. Was es durchaus unübersichtlich, also auf keinen Fall einfacher, macht.

Vernachlässigte Mitwirkungspflichten seitens des Kunden sind ein weitere Hürde. Mangelnde Ausbildung — ja oft genug auch mangelndes Interesse daran überhaupt — erschwert die Aufgabe für den Dienstleister und lässt die Aufwände zeitlich explodieren. So scheitern Fernwartungsarbeiten es oft genug daran, ein Fernwartungsprogamm überhaupt zu starten oder die notwendigen Berechtigungen fehlen. Häufig sitzen völlig überforderte Mitarbeiter auf der Gegenseite und erschweren die Arbeit des Fernwarters zusätzlich.

Heureka! Die Lösung

Gegen mangelnde Transparenz hilft nur eines: Miteinander reden und ausführlich dokumentieren. Regelmässiger Austausch zwischen Dienstleister und Kunde ist zwingende Voraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit. Hierzu gehören auch klar umrissene vertragliche Vereinbarungen, so genannte Service Level Agreements (SLA). Werkzeuge wie Zeiterfassung und Ticketsystem helfen bei der Dokumentation und dem Nachweis erbrachter Aufwände.

Ein nicht zu unterschätzender Invest ist die Ausbildung der Mitarbeiter beim Kunden. Initiale Schulungen und regelmässige Auffrischungen von ausreichend Mitarbeitern auf Kundenseite helfen den erforderlichen Aufwand langfristig auf ein Minimum zu reduzieren. Mit weiteren Anwender-Trainings lassen sich zudem auch häufige Bedienfehler und somit auch Aufwände für eigentlich unnütze Fehlerbehebungen vermeiden.

Fazit: Fernwartung richtig geplant und durchgeführt kann ein Segen sein für beide Seiten. Man muss nur miteinander reden.

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