5 Signale, dass Sie ein ERP-System benötigen

Wenn mittelständische Unternehmen gegründet werden, besteht die Kundenverwaltung oft aus einer Visitenkartenbox, dem Kopf des Inhabers und einem Excelsheet. Das geht eine Weile (manchmal viele Jahre) gut, aber irgendwann reicht das einfach nicht mehr aus.

Das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen dazu, der Markt verändert sich und der Kundenstamm wird immer größer. Sie merken, dass die pragmatischen Ansätze der Gründertage nicht mehr zur Steuerung eines Unternehmens ausreichen. Sie spüren, dass es irgendwie nicht ganz rund läuft.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich detailliert mit der Planung (und Steuerung) der Ressourcen Ihres Unternehmens auseinander zu setzen. Die fünf wichtigsten Anzeichen, wann Sie Ihre Visitenkartenbox und Tabellen gegen ein ERP-System tauschen sollten:

1.) Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sinkt.

Ein häufiger Grund für nachlassende Zahlungsmoral ist das Rechnungswesen eines Unternehmens. Rechnungen werden gar nicht, zu spät und/oder unvollständig gestellt. Trotz moderater Zahlungsziele bleiben die Zahlungen aus.

2.) Sie liefern zu spät, oder die Produktion artet permanent in Stress aus.

Während ein Mitarbeiter (oder eine Maschine) bis zum Zusammenbruch schuftet, langweilen sich Andere oder beschäftigen sich mit belanglosen Dingen. Zuarbeiter oder Zulieferer machen/liefern zu viel, zu wenig, zu spät oder das Falsche.

3.) Trotz Riesenumsätze macht Ihr Unternehmen keinen Gewinn.

Ihr Kundenstamm wächst. Sie stellen eine Rechnung nach der anderen. Ihre Umsätze wachsen rasant. Und dennoch zehren Sie immer stärker von der Substanz. Ihr Liquidität sinkt.

4.) Sie sind plötzlich viel zu teuer.

Monatelang haben Ihre Kunden Ihnen Ihr Produkt oder die Dienstleistung aus der Hand gerissen. Und plötzlich laufen die Geschäfte zäh. Die Entscheidungszeiträume verlängern sich, immer öfter müssen Sie über den Preis verhandeln. Sie verlieren Ausschreibungen oder werden immer seltener angefragt.

5.) Ihre Mitarbeiter werden immer unzufriedener.

Das Engagement Ihrer Mitarbeiter lässt nach. Plötzlich werden Pausen genauestens eingehalten, keiner bleibt mehr freiwillig länger im Büro. Immer öfter kommen Mitarbeiter zu spät.

Jedes einzelne der Symptome deutet darauf hin, dass in Ihrem Unternehmen etwas im Argen ist. Lassen Sie sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen. Steuern und Planen Sie vorausschauend, zusammenhängend und langfristig. Dann bleiben Sie auch kurzfristig handlungsfähig (und liquide).

  • Erfassen Sie alle Aufträge und ordnen Sie diese direkt Ihren Kunden und Projekten zu. Anschließend erledigen sich Leistungserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen quasi von selbst.
  • Zeiterfassung und tagesaktuelle Sicht auf die Produktionsauslastung unterstützen Sie beim Zeit- und Ressourcen-Management.
  • Kennen Sie alle Ihre Prozesse und Kosten? Sind Projekte im vereinbarten Rahmen? Eine solide Kalkulation und Nachkalkulation liefert gute Argumente für Ihre Verkaufsverhandlungen.
  • Gesundes Lieferantenmanagement und ein cleverer Einkauf sind das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens. Kennen Sie Ihre Partner und Möglichkeiten?
  • Wertschätzung ist ein wichtiger Motivator. Wissen Sie, was “Ihre Leute” tagtäglich leisten?

Testen Sie ein ERP doch mal ganz einfach und unverbindlich aus. Wir wünschen allen Unternehme(r)n viel Erfolg!

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Akzeptiert HELIUM V Bitcoins?

Unsere Kunden fragen immer öfter, ob wir auch digitale Währungen wie Bitcoin (⇒ Definition in der Wikipedia) abbilden können.

Die einfache Antwort lautet: Ja!

HELIUM V ist in der Plattform unabhängigen Programmiersprache Java unter Verwendung modernster Programmiertechniken erstellt. Die Software ist Unicode fähig, d.h. es können die Schriftzeichen aller Sprachen dargestellt werden, neben unseren europäischen Lateinischen Zeichen z.B. auch Kyrillisch, vereinfachtes Mandarin usw.. Es können alle Formulare, Bildschirmmasken angepasst werden. Die erforderlichen Informationen werden mehrsprachig in Präsentation und Dateninhalten verwaltetet.

Diese Flexibilität erlaubt auch die Abbildung aller erdenklichen Währungen – sei es eine reale Währung oder eine digitale Einheit wie Bitcoins. Im Modul Systemeinstellungen finden Sie alle Parameter, um Helium V an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Diese Parametrierung des Systems erfolgt weitestgehend über die Benutzermasken, kann also vom Anwender selbst durchgeführt werden.

Über die in HELIUM V enthaltene REST API sind zum Beispiel Erweiterungen zur Interaktion mit Wallets wie  Coinbase möglich. Das erhöht die Sicherheit und den Komfort Ihrer Transaktionen.

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Unternehmensnachfolge: Wenn der Chef plötzlich ausfällt

Die Mehrzahl der Übergaben erfolgen planmäßig. Dennoch ereilt etwa ein Viertel aller Unternehmen der Ernstfall unvorbereitet. Die Unternehmensübertragung muss plötzlich und unvorhergesehen abgewickelt werden. Die Industrie- und Handelskammern gehen davon aus, dass nicht annähernd zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland über eine Notfallplanung verfügen. Diese Unternehmen  sind somit nicht ausreichend für den Ernstfall abgesichert und im schlimmsten Fall in ihrer Existenz bedroht. Ein wichtiger Aspekt ist also die Vorsorge, damit weder das Unternehmen noch seine Mitarbeiter am Tag X führungslos dastehen.

Die einfachste Maßnahme der Vorsorge ist die zentrale Erfassung aller Unternehmensdaten in einer geeigneten Software. Das erleichtert nicht nur den Unternehmensalltag, sondern stellt vor allem auch in Notfallsituationen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicher.

So können auf Knopfdruck alle wichtigen Informationen abgerufen werden, z. B.:

  • tagesaktuelle generelle Finanzübersicht
  • Liste der Lieferanten
  • Liste der Kunden
  • offene Bestellungen
  • Mitarbeiterliste und Zeitkonten
  • Projektliste mit Übersicht der jeweiligen Stati
  • Rechnungsdaten und Offene Posten-Listen
  • Artikel- und Stücklisten
  • u. v. a. m.

Im Fachjargon heißt das Enterprise-Resource-Planning (ERP). Als ERP wird die unternehmerische Aufgabe, die vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel,  Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen, bezeichnet. Zur Unterstützung bei der Bewältigung dieser sehr komplexen Aufgabe gibt es spezielle Software (ERP-System), welche die Informationen sammelt, verarbeitet und bereitstellt.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Das ist auch die große Herausforderung bei der Wahl der richtigen ERP-Software. So sollten Unternehmer, die ein solches System anschaffen wollen, zunächst nach einem Anbieter speziell für ihre Branche suchen. Auch gibt es große Unterschiede bei der Unternehmensgröße. Es gibt speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Firmen abgestimmte ERP-Softwaresysteme.  Ist eine geeignete Lösung gefunden, prüfen Sie die dazu angebotenen Dienstleistungen. Jede Installation eines ERP-Systems ist mit einem mehr oder weniger großen Anpassungsaufwand an die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens verbunden.

Dienstleistungsportfolio, Anwenderbericht, Referenzen und ein Kennenlerngespräch liefern gute Anhaltspunkte für die Wahl eines geeigneten Partners. An erster Stelle steht dabei das Vertrauen zueinander. In einem ERP-System werden alle Geschäftsdaten erfasst, auch kritische. Auf Grund der Komplexität und eines damit verbundenen Migrationsaufwandes sollte die Zusammenarbeit mit dem einmal gewählten Anbieter auch dauerhaft sein. Hier liefern Antworten auf Fragen nach der Existenz des Anbieters (Besitzverhältnisse, Markteintritt, Finanzdaten) wichtige Hinweise.

Um Unternehmern die Auswahl zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zur Auswahl eines geeigneten Anbieters vorbereitet.

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HELIUM V blogt!

Vor 15 Jahren gründete Ingenieur Werner Hehenwarter die HELIUM V IT-Solutions GmbH. Seitdem ist viel passiert: Mit unserm Blog zeigen wir, was uns besonders auszeichnet – als IT-Spezialist wie auch als Unternehmen. Ab jetzt erfahren Sie immer ganz aktuell, was uns beschäftigt. Schauen Sie einfach immer mal wieder in unseren ERP Blog, für den wir heute den Startschuss geben!

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