Was ist eigentlich Data Lock-in?

Viele kennen den begriff Vendor Lock-in: Man kauft ein Produkt und bindet sich an einen einzigen Hersteller. Sei es, dass man Ersatzteile benötigt, eine Erweiterung oder eine Dienstleistung.  Erinnern Sie sich noch an Ihr erstes Auto? Vielleicht sogar ein VW Käfer. An dem konnten Sie alles selber reparieren. Versuchen Sie das mal heute mit einem modernen Auto. Noch nicht einmal eine freie Werkstatt kann da mehr viel tun.

VW Kaefer

Und dann denken Sie einmal an Ihr Unternehmen. Was ist neben den Vermögenswerten das Wertvollste, was Ihre Firma besitzt? Genau: Ihr Wissen, Ihr Kunden- und Lieferantenstamm, Ihre Dokumente, … Ihre Daten.

Das war sicher weniger ein Problem, solange alles bei Ihnen im Haus blieb und Sie die volle Kontrolle hatten. Aber auch hier haben sich die Zeiten (und die Modalitäten) geändert. Immer öfter fallen Schlagworte wie Outsourcing, Cloud Computing, File Sharing, mobiles Arbeiten, Online Backup oder Software als Service (SaaS).

Mal Hand auf’s Herz: Sie haben doch bestimmt auch ein Smartphone. Und ist das nicht super, von überall Zugriff auf Informationen im Unternehmen zu haben? Sie sitzen beim Kunden und können ihm genauestens Auskunft über Auftragsstatus oder Preise geben. So schnell und flexibel waren Sie noch nie und dieser Service verschafft Ihnen Zeit- und Wettbewerbsvorteile.

Doch haben Sie auch einmal daran gedacht, wie das möglich ist? Wer alles Ihre Daten sieht und kennt, um Ihnen diesen Vorteil zu verschaffen? Mobilfunk- und Kabelnetzbetreiber, Firmen hinter mobilen Betriebssystemen oder Hersteller von Hardware sind da noch Ihre geringste Herausforderung. Aber haben Sie sich einmal angeschaut, was die von Ihnen eingesetzte Software alles macht und warum sie all die schönen Dinge kann, die Sie so unentbehrlich machen für Ihre Kunden? Nehmen wir mal ein ganz bekanntes Beispiel eines CRM-Anbieters. Sie haben sicher schon etwas von Salesforce gehört? Ganze Branchen vertrauen ihre Vertriebs- und Marketingdaten diesem Hersteller an. Das ist sehr praktisch: Diese Firmen müssen sich keine Gedanken mehr um Softwarepflege, Updates, darunter liegende Hardware, Netzwerkanbindung etc. machen. Die Daten sind von überall einsehbar und man kann sie auch am Smartphone oder Tablet bearbeiten. Das hat aber einen Preis. Wenn Sie diesen Dienst einmal nicht mehr nutzen wollen, bleiben Ihre Daten dennoch dort.

Auch im ERP Umfeld gehen immer mehr Anbieter den Weg, dass Daten zentral verwaltet werden. Gerade im Mittelstand ist das ein attraktives Geschäftsmodell: Mit so genannten Cloudbasierten Lösungen erreichen auch große Weltkonzerne kleinere Firmen plötzlich zu attraktiven Konditionen. Schauen Sie bitte genau hin. Und lassen Sie sich unabhängig beraten: von einer Agentur wie der WWinterface oder einem Dienstleister Ihres Vertrauens.

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Unternehmensnachfolge: Wenn der Chef plötzlich ausfällt

Die Mehrzahl der Übergaben erfolgen planmäßig. Dennoch ereilt etwa ein Viertel aller Unternehmen der Ernstfall unvorbereitet. Die Unternehmensübertragung muss plötzlich und unvorhergesehen abgewickelt werden. Die Industrie- und Handelskammern gehen davon aus, dass nicht annähernd zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland über eine Notfallplanung verfügen. Diese Unternehmen  sind somit nicht ausreichend für den Ernstfall abgesichert und im schlimmsten Fall in ihrer Existenz bedroht. Ein wichtiger Aspekt ist also die Vorsorge, damit weder das Unternehmen noch seine Mitarbeiter am Tag X führungslos dastehen.

Die einfachste Maßnahme der Vorsorge ist die zentrale Erfassung aller Unternehmensdaten in einer geeigneten Software. Das erleichtert nicht nur den Unternehmensalltag, sondern stellt vor allem auch in Notfallsituationen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicher.

So können auf Knopfdruck alle wichtigen Informationen abgerufen werden, z. B.:

  • tagesaktuelle generelle Finanzübersicht
  • Liste der Lieferanten
  • Liste der Kunden
  • offene Bestellungen
  • Mitarbeiterliste und Zeitkonten
  • Projektliste mit Übersicht der jeweiligen Stati
  • Rechnungsdaten und Offene Posten-Listen
  • Artikel- und Stücklisten
  • u. v. a. m.

Im Fachjargon heißt das Enterprise-Resource-Planning (ERP). Als ERP wird die unternehmerische Aufgabe, die vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel,  Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen, bezeichnet. Zur Unterstützung bei der Bewältigung dieser sehr komplexen Aufgabe gibt es spezielle Software (ERP-System), welche die Informationen sammelt, verarbeitet und bereitstellt.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Das ist auch die große Herausforderung bei der Wahl der richtigen ERP-Software. So sollten Unternehmer, die ein solches System anschaffen wollen, zunächst nach einem Anbieter speziell für ihre Branche suchen. Auch gibt es große Unterschiede bei der Unternehmensgröße. Es gibt speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Firmen abgestimmte ERP-Softwaresysteme.  Ist eine geeignete Lösung gefunden, prüfen Sie die dazu angebotenen Dienstleistungen. Jede Installation eines ERP-Systems ist mit einem mehr oder weniger großen Anpassungsaufwand an die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens verbunden.

Dienstleistungsportfolio, Anwenderbericht, Referenzen und ein Kennenlerngespräch liefern gute Anhaltspunkte für die Wahl eines geeigneten Partners. An erster Stelle steht dabei das Vertrauen zueinander. In einem ERP-System werden alle Geschäftsdaten erfasst, auch kritische. Auf Grund der Komplexität und eines damit verbundenen Migrationsaufwandes sollte die Zusammenarbeit mit dem einmal gewählten Anbieter auch dauerhaft sein. Hier liefern Antworten auf Fragen nach der Existenz des Anbieters (Besitzverhältnisse, Markteintritt, Finanzdaten) wichtige Hinweise.

Um Unternehmern die Auswahl zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zur Auswahl eines geeigneten Anbieters vorbereitet.

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Was bedeutet ERP?

ERP heißt Enterprise Resource Planning und bedeutet unternehmensweite Planung der zur Produktion notwendigen Ressourcen (Mensch, Maschine und Material).

In der Praxis versteht man darunter umfassende Softwarelösungen, die den gesamten organisatorischen Ablauf eines Unternehmens abbilden – sprich Einkauf, Verkauf, Warenwirtschaft, Produktion und Zeibewirtschaftung.

Aus der Verknüpfung der Daten erhält der Unternehmer auf Knopfdruck die erforderlichen Informationen zu jedem Projekt oder zu Details wie Zeitraum, Kunden, Produktgruppen und vieles mehr.

Wichtig ist, dass möglichst der gesamte Ablauf abgebildet wird und nicht eine Vielzahl von Insellösungen in den verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen, die nur sehr mühsam verknüpft werden können. Ebenso wichtig ist, dass nur echte Werte herangezogen werden dürfen. Der Einsatz von geschätzten Zahlen führt immer wieder zu Fehlinterpretationen und damit zu Fehlentscheidungen.

Video zum Thema: Warum auch kleine und mittelständische Unternehmen eine ERP Software benötigen.

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