5 Signale, dass Sie ein ERP-System benötigen

Wenn mittelständische Unternehmen gegründet werden, besteht die Kundenverwaltung oft aus einer Visitenkartenbox, dem Kopf des Inhabers und einem Excelsheet. Das geht eine Weile (manchmal viele Jahre) gut, aber irgendwann reicht das einfach nicht mehr aus.

Das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen dazu, der Markt verändert sich und der Kundenstamm wird immer größer. Sie merken, dass die pragmatischen Ansätze der Gründertage nicht mehr zur Steuerung eines Unternehmens ausreichen. Sie spüren, dass es irgendwie nicht ganz rund läuft.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich detailliert mit der Planung (und Steuerung) der Ressourcen Ihres Unternehmens auseinander zu setzen. Die fünf wichtigsten Anzeichen, wann Sie Ihre Visitenkartenbox und Tabellen gegen ein ERP-System tauschen sollten:

1.) Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sinkt.

Ein häufiger Grund für nachlassende Zahlungsmoral ist das Rechnungswesen eines Unternehmens. Rechnungen werden gar nicht, zu spät und/oder unvollständig gestellt. Trotz moderater Zahlungsziele bleiben die Zahlungen aus.

2.) Sie liefern zu spät, oder die Produktion artet permanent in Stress aus.

Während ein Mitarbeiter (oder eine Maschine) bis zum Zusammenbruch schuftet, langweilen sich Andere oder beschäftigen sich mit belanglosen Dingen. Zuarbeiter oder Zulieferer machen/liefern zu viel, zu wenig, zu spät oder das Falsche.

3.) Trotz Riesenumsätze macht Ihr Unternehmen keinen Gewinn.

Ihr Kundenstamm wächst. Sie stellen eine Rechnung nach der anderen. Ihre Umsätze wachsen rasant. Und dennoch zehren Sie immer stärker von der Substanz. Ihr Liquidität sinkt.

4.) Sie sind plötzlich viel zu teuer.

Monatelang haben Ihre Kunden Ihnen Ihr Produkt oder die Dienstleistung aus der Hand gerissen. Und plötzlich laufen die Geschäfte zäh. Die Entscheidungszeiträume verlängern sich, immer öfter müssen Sie über den Preis verhandeln. Sie verlieren Ausschreibungen oder werden immer seltener angefragt.

5.) Ihre Mitarbeiter werden immer unzufriedener.

Das Engagement Ihrer Mitarbeiter lässt nach. Plötzlich werden Pausen genauestens eingehalten, keiner bleibt mehr freiwillig länger im Büro. Immer öfter kommen Mitarbeiter zu spät.

Jedes einzelne der Symptome deutet darauf hin, dass in Ihrem Unternehmen etwas im Argen ist. Lassen Sie sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen. Steuern und Planen Sie vorausschauend, zusammenhängend und langfristig. Dann bleiben Sie auch kurzfristig handlungsfähig (und liquide).

  • Erfassen Sie alle Aufträge und ordnen Sie diese direkt Ihren Kunden und Projekten zu. Anschließend erledigen sich Leistungserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen quasi von selbst.
  • Zeiterfassung und tagesaktuelle Sicht auf die Produktionsauslastung unterstützen Sie beim Zeit- und Ressourcen-Management.
  • Kennen Sie alle Ihre Prozesse und Kosten? Sind Projekte im vereinbarten Rahmen? Eine solide Kalkulation und Nachkalkulation liefert gute Argumente für Ihre Verkaufsverhandlungen.
  • Gesundes Lieferantenmanagement und ein cleverer Einkauf sind das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens. Kennen Sie Ihre Partner und Möglichkeiten?
  • Wertschätzung ist ein wichtiger Motivator. Wissen Sie, was “Ihre Leute” tagtäglich leisten?

Testen Sie ein ERP doch mal ganz einfach und unverbindlich aus. Wir wünschen allen Unternehme(r)n viel Erfolg!

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Akzeptiert HELIUM V Bitcoins?

Unsere Kunden fragen immer öfter, ob wir auch digitale Währungen wie Bitcoin (⇒ Definition in der Wikipedia) abbilden können.

Die einfache Antwort lautet: Ja!

HELIUM V ist in der Plattform unabhängigen Programmiersprache Java unter Verwendung modernster Programmiertechniken erstellt. Die Software ist Unicode fähig, d.h. es können die Schriftzeichen aller Sprachen dargestellt werden, neben unseren europäischen Lateinischen Zeichen z.B. auch Kyrillisch, vereinfachtes Mandarin usw.. Es können alle Formulare, Bildschirmmasken angepasst werden. Die erforderlichen Informationen werden mehrsprachig in Präsentation und Dateninhalten verwaltetet.

Diese Flexibilität erlaubt auch die Abbildung aller erdenklichen Währungen – sei es eine reale Währung oder eine digitale Einheit wie Bitcoins. Im Modul Systemeinstellungen finden Sie alle Parameter, um Helium V an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Diese Parametrierung des Systems erfolgt weitestgehend über die Benutzermasken, kann also vom Anwender selbst durchgeführt werden.

Über die in HELIUM V enthaltene REST API sind zum Beispiel Erweiterungen zur Interaktion mit Wallets wie  Coinbase möglich. Das erhöht die Sicherheit und den Komfort Ihrer Transaktionen.

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HowTo: Datensätze bei Mitarbeiterwechsel oder Unternehmensnachfolge richtig anlegen

Es lässt sich manchmal nicht verhindern, dass Mitarbeiter ausscheiden bzw. neue hinzukommen. Auch Ihre Kunden verändern sich: manchen melden Insolvenz an, andere werden verkauft oder übernommen und wieder andere ändern nur ihre Rechtsform.

Nun ist es ja so, dass mittlerweile fast jedes Unternehmen in irgendeiner Form die Daten seiner Mitarbeiter und Geschäftspartner elektronisch erfasst und verarbeitet. Ganz oft habe ich erlebt, wie Firmen einfach alte Datensätze mit neuen überschreiben. Das ist nicht nur unübersichtlich sondern auch grob fahrlässig.

Wie aber geht man richtig mit den Daten um?

Mitarbeiterwechsel: Tragen Sie bei dem betreffenden Mitarbeiter den Austritt ein und setzen seinen Status ggf. auf versteckt. Legen Sie den neuen Mitarbeiter an und weisen ihm alle Parameter zu. So können Sie immer verfolgen, wer z. B. wann welche Schlüssel hatte oder wann mit welchen Kunden Kontakt hatte bzw. welches Projekt bearbeitet hat.

Unternehmensnachfolge: Wenn eine Firma von einer anderen übernommen wird oder ihren Namen ändert, gehen Sie wie beim Mitarbeiterwechsel vor. Sie setzen den Status des alten Unternehmens entsprechend auf liquidiert/verkauft/Namensänderung  und legen eine neue Firma an. So ist sichergestellt, dass alle Daten und Unterlagen des deaktivierten Unternehmens gesetzeskonform erhalten bleiben. Machen Sie in beiden Datensätzen — dem alten und dem neuen — Hinweise auf den Bezug zum jeweils anderen Unternehmen. Bei Übernahmen, in denen Name und eigenständige Rechtsform der alten Firma erhalten bleiben, genügt es, den neuen zugehörigen Mutterkonzern abzubilden. Das Unternehmen wird einfach hierarchisch unter den neuen Besitzer gehängt.

In unseren Trainings zeigen wir Ihnen gern, wie so etwas praktisch umgesetzt wird. Wann haben Sie Ihre Mitarbeiter zuletzt im Umgang mit unserem ERP geschult?

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Kostenoptimierung, nicht nur für die IT

Die Lexta Consultants Group und die COMPUTERWOCHE wollten im Mai 2014 wissen, wie hoch IT-Kosten in Unternehmen sind. An der Umfrage „Kennzahlen in der IT“ haben sich 648 Unternehmen beteiligt. Erhoben wurden Eckdaten des Unternehmens wie Branche, Umsatz, Mitarbeiterzahl und IT-bezogene Daten wie IT-Kosten und Anzahl der IT-Mitarbeiter. Herausgekommen ist, dass die IT-Kosten je nach Branche zwischen 1% und 5% vom Umsatz betragen. Fertigungsbetriebe liegen bei maximal 1%.

Eine Studie von PWC (Price Waterhouse Coopers) zu IT-Kosten-Wertmanagement kommt zu einem ähnlichen Ergebnis. Die Studie schlüsselt die Kennzahlen jedoch noch weiter auf. So liegen z. B. die IT-Kosten pro Mitarbeiter in fertigenden Unternehmen durchschnittlich bei 1.400 Euro – wohlgemerkt pro Mitarbeiter und nicht pro Arbeitsplatz. Die Analysten gehen davon aus, dass bei produzierenden Unternehmen nur ungefähr 25 Prozent der Mitarbeiter über einen eigenen Arbeitsplatz verfügen. Daraus ergeben sich IT-Kosten von ca. 5.600 Euro pro Jahr pro Arbeitsplatz.

Hier scheint also ein enormes Einsparpotential zu bestehen. Um heraus zu finden, wie z. B. IT-Kosten kurzfristig gesenkt und mithilfe der IT ein strategischer Wettbewerbsvorteil erzielt werden kann, müssen Sie vor allem eins wissen: Wie hoch sind die Kosten pro Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen? Besteht in Ihrem Unternehmen Optimierungspotenzial und schöpfen Sie dieses bereits voll aus?

Das bestätigen auch die Experten von PWC: „Der Schlüssel zur effektiven Kostenoptimierung ist die Kenntnis der eigenen Kostenblöcke und der damit verbundenen Kostentreiber. “

Mit Hilfe von ERP-Systemen lassen sich alle Hardware-Komponenten wie Server, Desktop-Rechner oder Laptops, alle Software-Lizenzen und alle Verträge inventarisieren. Einmal im System erfasst, erhalten Sie schnell eine Übersicht über redundante bzw. fehleingesetzte Systeme, überdimensionierte Lizenzen oder Altverträge, die längst günstigeren Alternativen gewichen sind.

Die Anschaffung eines ERP-Systems rentiert sich in der Regel spätestens nach dem zweiten Jahr. Bei unseren Kunden haben Auswertungen ergeben, dass die IT-Kosten bei ca. 0,5% des Umsatzes liegen. Wir gratulieren herzlich zu den Einsparungen.

Ein ERP-System hilft zudem, Lager effizienter zu halten und bessere Einkaufskonditionen zu erzielen. So steigern Sie auch noch Ihren Ertrag. Und dank Auswertung der integrierten Zeiterfassung können Sie zudem künftig Ihre Angebote fundiert kalkulieren. Worauf warten Sie noch?

 

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Unternehmensnachfolge: Wenn der Chef plötzlich ausfällt

Die Mehrzahl der Übergaben erfolgen planmäßig. Dennoch ereilt etwa ein Viertel aller Unternehmen der Ernstfall unvorbereitet. Die Unternehmensübertragung muss plötzlich und unvorhergesehen abgewickelt werden. Die Industrie- und Handelskammern gehen davon aus, dass nicht annähernd zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland über eine Notfallplanung verfügen. Diese Unternehmen  sind somit nicht ausreichend für den Ernstfall abgesichert und im schlimmsten Fall in ihrer Existenz bedroht. Ein wichtiger Aspekt ist also die Vorsorge, damit weder das Unternehmen noch seine Mitarbeiter am Tag X führungslos dastehen.

Die einfachste Maßnahme der Vorsorge ist die zentrale Erfassung aller Unternehmensdaten in einer geeigneten Software. Das erleichtert nicht nur den Unternehmensalltag, sondern stellt vor allem auch in Notfallsituationen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicher.

So können auf Knopfdruck alle wichtigen Informationen abgerufen werden, z. B.:

  • tagesaktuelle generelle Finanzübersicht
  • Liste der Lieferanten
  • Liste der Kunden
  • offene Bestellungen
  • Mitarbeiterliste und Zeitkonten
  • Projektliste mit Übersicht der jeweiligen Stati
  • Rechnungsdaten und Offene Posten-Listen
  • Artikel- und Stücklisten
  • u. v. a. m.

Im Fachjargon heißt das Enterprise-Resource-Planning (ERP). Als ERP wird die unternehmerische Aufgabe, die vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel,  Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen, bezeichnet. Zur Unterstützung bei der Bewältigung dieser sehr komplexen Aufgabe gibt es spezielle Software (ERP-System), welche die Informationen sammelt, verarbeitet und bereitstellt.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Das ist auch die große Herausforderung bei der Wahl der richtigen ERP-Software. So sollten Unternehmer, die ein solches System anschaffen wollen, zunächst nach einem Anbieter speziell für ihre Branche suchen. Auch gibt es große Unterschiede bei der Unternehmensgröße. Es gibt speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Firmen abgestimmte ERP-Softwaresysteme.  Ist eine geeignete Lösung gefunden, prüfen Sie die dazu angebotenen Dienstleistungen. Jede Installation eines ERP-Systems ist mit einem mehr oder weniger großen Anpassungsaufwand an die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens verbunden.

Dienstleistungsportfolio, Anwenderbericht, Referenzen und ein Kennenlerngespräch liefern gute Anhaltspunkte für die Wahl eines geeigneten Partners. An erster Stelle steht dabei das Vertrauen zueinander. In einem ERP-System werden alle Geschäftsdaten erfasst, auch kritische. Auf Grund der Komplexität und eines damit verbundenen Migrationsaufwandes sollte die Zusammenarbeit mit dem einmal gewählten Anbieter auch dauerhaft sein. Hier liefern Antworten auf Fragen nach der Existenz des Anbieters (Besitzverhältnisse, Markteintritt, Finanzdaten) wichtige Hinweise.

Um Unternehmern die Auswahl zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zur Auswahl eines geeigneten Anbieters vorbereitet.

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Alternative ERP Systeme: Chance oder Risiko?

Der Hamburger Michael Gottwald, Analyst und Geschäftsführer der SoftSelect GmbH, diagnostizierte 2012 auf ZDNet, warum es Open Source basierte ERP-Systeme schwer haben auf dem Markt. Drei Gründe führt Gottwald an, die seines Erachtens nach für das Scheitern der Kombination ERP und Open Source verantwortlich sind.

  1. Komplexität
  2. Anpassungsaufwand
  3. Fehlende Sponsoren

Zunächst einmal sind das genau die drei Aspekte, mit der sich jede ERP-Software auseinandersetzen muss:

  • Unternehmen sind komplex. Prozesse und Beziehungen in einem Unternehmen sind komplex. Entsprechend aufwendig gestaltet sich der Versuch, das alles unter einen Hut zu bringen.
  • Jedes Unternehmen ist einzigartig. Entsprechend kann es eigentlich keine „One Size Fits All“-Lösung geben.
  • Unternehmen wollen Sicherheit. Besonders, wenn es um unternehmenskritsche Bereiche geht. Von einem ERP hängt oftmals das Tagesgeschäft ab.

Beginnen wir mit dem letzten Punkt. Durch die großen Sponsoren wie Oracle, Microsoft und besonders SAP ist ein Durchbruch von ERP Systemen überhaupt erst möglich gewesen. Mittlerweile gibt es viele Alternativen zu den großen Anbietern und das ist gut, besonders in Bezug auf die o. e. Komplexität und damit verbundene Anpassungsaufwände. Gerade hier punkten die Kleinen. Dabei spielt es gar keine Rolle, ob das System nach den Open Source Prinzipien entwickelt wurde oder das Ergebnis eines geschlossenen Entwicklungsprozesses ist.

Namhafte Hersteller — so wird allgemein angenommen — erfüllen alle Kriterien hinsichtlich Compliance. Für ein Unternehmen ist das ein wichtiger Punkt. Allerdings trennt sich hier die Spreu vom Weizen. Je größer der Hersteller einer ERP-Anwendung, desto umfassender ist das dem System zu Grunde liegende Regelwerk. Die Systeme sind darüber hinaus weitgehend standardisiert, um eine möglichst große Zahl an Installationen ‚out of the box‘ bedienen zu können. Die Software beinhaltet oft viele Funktionen, die für die meisten Branchen irrelevant sind oder für KMU deutlich überdimensioniert.

Alternative Anbieter wie wir machen sich das zu Nutzen, denn sie haben oft gar nicht den Anspruch, breit aufgestellt zu sein. In diesem Umfeld findet man die Branchenlösungen: ERP Systeme, die speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen einer ganz bestimmten Klientel ausgerichtet sind. Zusätzlich bieten diese Hersteller häufig an, nur einzelne Module wie z. B. die Zeiterfassung oder die Materialverwaltung zu nutzen. Andere Anbieter wiederum haben sich auf KMU spezialisiert.

Diese Fokussierung bringt ein hohes Maß an Flexibilität und Agilität mit sich. Anpassungen an individuelle Anforderungen oder Wünsche sind in der Regel in der Installationsdienstleistung bereits standardmäßig enthalten. Und das ist ein weiterer Vorteil der Herausforderer: sie sind zudem meist wesentlich günstiger als die Lösungen der Großen bzw. bieten ganz individuelle Preispläne.

Und wie schaut das mit Haftung aus? Sie wissen schon: „Keiner wurde je gefeuert, weil er ein System von SAP angeschafft hat.“ Auch hier muß sich keiner mehr verstecken. Egal, ob Sie Open oder Closed Source wählen, in fast allen Fällen stehen etablierte Unternehmen hinter dem Angebot.

Wir sind das beste Beispiel. Unsere GmbH unterstützt seit 15 Jahren viele Unternehmen mit unserem Flagschiff, dem HELIUM V ERP für KMU aus der Elektrotechnik / Elektronik.

Freilich können Sie die Open Source Software auch kostenlos aus dem Internet herunter laden und sich selbst dran versuchen oder Ihren Kumpel, der ja auch irgendwas mit IT macht, darum bitten. Probieren Sie es aus. Wir freuen uns in jedem Fall auf Sie.

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HELIUM V blogt!

Vor 15 Jahren gründete Ingenieur Werner Hehenwarter die HELIUM V IT-Solutions GmbH. Seitdem ist viel passiert: Mit unserm Blog zeigen wir, was uns besonders auszeichnet – als IT-Spezialist wie auch als Unternehmen. Ab jetzt erfahren Sie immer ganz aktuell, was uns beschäftigt. Schauen Sie einfach immer mal wieder in unseren ERP Blog, für den wir heute den Startschuss geben!

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