HowTo: Datensätze bei Mitarbeiterwechsel oder Unternehmensnachfolge richtig anlegen

Es lässt sich manchmal nicht verhindern, dass Mitarbeiter ausscheiden bzw. neue hinzukommen. Auch Ihre Kunden verändern sich: manchen melden Insolvenz an, andere werden verkauft oder übernommen und wieder andere ändern nur ihre Rechtsform.

Nun ist es ja so, dass mittlerweile fast jedes Unternehmen in irgendeiner Form die Daten seiner Mitarbeiter und Geschäftspartner elektronisch erfasst und verarbeitet. Ganz oft habe ich erlebt, wie Firmen einfach alte Datensätze mit neuen überschreiben. Das ist nicht nur unübersichtlich sondern auch grob fahrlässig.

Wie aber geht man richtig mit den Daten um?

Mitarbeiterwechsel: Tragen Sie bei dem betreffenden Mitarbeiter den Austritt ein und setzen seinen Status ggf. auf versteckt. Legen Sie den neuen Mitarbeiter an und weisen ihm alle Parameter zu. So können Sie immer verfolgen, wer z. B. wann welche Schlüssel hatte oder wann mit welchen Kunden Kontakt hatte bzw. welches Projekt bearbeitet hat.

Unternehmensnachfolge: Wenn eine Firma von einer anderen übernommen wird oder ihren Namen ändert, gehen Sie wie beim Mitarbeiterwechsel vor. Sie setzen den Status des alten Unternehmens entsprechend auf liquidiert/verkauft/Namensänderung  und legen eine neue Firma an. So ist sichergestellt, dass alle Daten und Unterlagen des deaktivierten Unternehmens gesetzeskonform erhalten bleiben. Machen Sie in beiden Datensätzen — dem alten und dem neuen — Hinweise auf den Bezug zum jeweils anderen Unternehmen. Bei Übernahmen, in denen Name und eigenständige Rechtsform der alten Firma erhalten bleiben, genügt es, den neuen zugehörigen Mutterkonzern abzubilden. Das Unternehmen wird einfach hierarchisch unter den neuen Besitzer gehängt.

In unseren Trainings zeigen wir Ihnen gern, wie so etwas praktisch umgesetzt wird. Wann haben Sie Ihre Mitarbeiter zuletzt im Umgang mit unserem ERP geschult?

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