Ist Big Data der Schlüssel zu mehr Produktivität?

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Im Rahmen einer Diskussion nach einer Präsentation fragte uns ein Unternehmer, wie er mit der HELIUM V – Zeitbewirtschaftung mehr Geld verdienen kann. Konkret interessierte sich unser Gesprächspartner, ein Unternehmen aus der Dienstleistungs-Branche, für die Umsatzrentabilität pro Mitarbeiter. Das brachte uns zu der Frage: Was genau verbirgt sich eigentlich hinter dieser Zahl?

Zunächst einmal geht es darum, dass alle Zeiten erfasst und Projekten zugeteilt werden. Diese Erfassung und Zuordnung umfasst administrative Tätigkeiten und Weiterbildungen ebenso wie Fachgespräche unter Kollegen. Wird in einem Unternehmen die Anwesenheitszeit erfasst, müssen auch alle Pausenzeiten erfasst und von der Anwesenheit abgezogen werden – unabhängig davon, ob es sich dabei um Raucher- oder Essenspausen, etc. handelt.

Das ist vor allem in Dienstleistungsbetrieben von Bedeutung, um eine faire und vergleichbare Basis zu erhalten. Im Firmen mit hohem Dienstleistungsanteil herrschen oft Gleit- bzw. Vertrauensarbeitszeit und die reine Anwesenheit sagt oft gar nichts über die eigentliche Produktivität aus.

Welcher Vorteil ergibt sich daraus für Sie als Unternehmer? Schon Henry Ford wusste: „You can’t manage what you can’t measure!“ Neben der Erkenntnis, ob ein Projekt wirklich einträglich ist, erlangen Sie wertvolle Informationen für die Kalkulation zukünftiger Projekte.

Wichtig ist, wirklich jedes Projekt zu beurteilen. Auch Projekte, die noch nicht abgeschlossen sind. Aus dem Erfüllungsgrad  nicht abgeschlossener Projekte ergibt sich ein prognostizierter Aufwand der noch für das Projekt erforderlich ist und damit ein gesamter geschätzter Aufwand. Ist das Projekt im Plan? Erwirtschaftet das Unternehmen Gewinn? Interessant wird es, wenn es Abweichungen im IST- vom SOLL-Zustand gibt. Dann helfen Ihnen verlässliche Daten der Zeiterfassung die Gründe zu erkennen und Sie können entsprechende Maßnahmen ableiten. Sie können daraus auch wertvolle Erkenntnisse für weitere Projekte gewinnen.

Das Fundament jeder Zeitbewirtschaftung ist eine aufrichtig gelebte Fehlerkultur im Unternehmen. Nur in einem ehrlichen  und vertrauensvollen Miteinander wird ein Mitarbeiter auch zugeben, dass er bei Projekt x nicht so schnell war, weil er Y falsch eingeschätzt hat.

In einem solchen respektvollen Unternehmensumfeld können Mitarbeiter gerne auch zum Nachdenken auf der Hausbank sitzen oder spazieren gehen und diese Zeiten guten Gewissens einem Projekt zubuchen: denn die Gedanken kreisen ja z. B. im Zuge einer Lösungsfindung auch um das Projekt. Oder er sucht Input bei einer Tasse Kaffee oder Tee bei den Kollegen, die wiederum das Projekt voranbringen.

Durch diese Art der Zeitbewirtschaftung werden aus 8 Stunden Anwesenheit dann auch ganz schnell 8 höchst produktive (und damit abrechenbare) Stunden am Tag.

Eine optimierte Zeitplanung am Personal ist übrigens auch eine Antwort auf den Facharbeitermangel: Mit einer Zeitbewirtschaftung bestätigt sich nicht nur das Potential Ihrer Mitarbeiter, Sie profitieren viel intensiver davon.

Wie ist das in Ihrem Unternehmen? Sind Sie mit der Qualität und Bewirtschaftung der Zeiten ihrer Mitarbeiter zufrieden? Was ist Ihr Erfolgsrezept bzw. was wünschen Sie sich für mehr Erfolg? Wir freuen uns auf Ihre Anregungen per Email.

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5 Signale, dass Sie ein ERP-System benötigen

Wenn mittelständische Unternehmen gegründet werden, besteht die Kundenverwaltung oft aus einer Visitenkartenbox, dem Kopf des Inhabers und einem Excelsheet. Das geht eine Weile (manchmal viele Jahre) gut, aber irgendwann reicht das einfach nicht mehr aus.

Das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen dazu, der Markt verändert sich und der Kundenstamm wird immer größer. Sie merken, dass die pragmatischen Ansätze der Gründertage nicht mehr zur Steuerung eines Unternehmens ausreichen. Sie spüren, dass es irgendwie nicht ganz rund läuft.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich detailliert mit der Planung (und Steuerung) der Ressourcen Ihres Unternehmens auseinander zu setzen. Die fünf wichtigsten Anzeichen, wann Sie Ihre Visitenkartenbox und Tabellen gegen ein ERP-System tauschen sollten:

1.) Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sinkt.

Ein häufiger Grund für nachlassende Zahlungsmoral ist das Rechnungswesen eines Unternehmens. Rechnungen werden gar nicht, zu spät und/oder unvollständig gestellt. Trotz moderater Zahlungsziele bleiben die Zahlungen aus.

2.) Sie liefern zu spät, oder die Produktion artet permanent in Stress aus.

Während ein Mitarbeiter (oder eine Maschine) bis zum Zusammenbruch schuftet, langweilen sich Andere oder beschäftigen sich mit belanglosen Dingen. Zuarbeiter oder Zulieferer machen/liefern zu viel, zu wenig, zu spät oder das Falsche.

3.) Trotz Riesenumsätze macht Ihr Unternehmen keinen Gewinn.

Ihr Kundenstamm wächst. Sie stellen eine Rechnung nach der anderen. Ihre Umsätze wachsen rasant. Und dennoch zehren Sie immer stärker von der Substanz. Ihr Liquidität sinkt.

4.) Sie sind plötzlich viel zu teuer.

Monatelang haben Ihre Kunden Ihnen Ihr Produkt oder die Dienstleistung aus der Hand gerissen. Und plötzlich laufen die Geschäfte zäh. Die Entscheidungszeiträume verlängern sich, immer öfter müssen Sie über den Preis verhandeln. Sie verlieren Ausschreibungen oder werden immer seltener angefragt.

5.) Ihre Mitarbeiter werden immer unzufriedener.

Das Engagement Ihrer Mitarbeiter lässt nach. Plötzlich werden Pausen genauestens eingehalten, keiner bleibt mehr freiwillig länger im Büro. Immer öfter kommen Mitarbeiter zu spät.

Jedes einzelne der Symptome deutet darauf hin, dass in Ihrem Unternehmen etwas im Argen ist. Lassen Sie sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen. Steuern und Planen Sie vorausschauend, zusammenhängend und langfristig. Dann bleiben Sie auch kurzfristig handlungsfähig (und liquide).

  • Erfassen Sie alle Aufträge und ordnen Sie diese direkt Ihren Kunden und Projekten zu. Anschließend erledigen sich Leistungserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen quasi von selbst.
  • Zeiterfassung und tagesaktuelle Sicht auf die Produktionsauslastung unterstützen Sie beim Zeit- und Ressourcen-Management.
  • Kennen Sie alle Ihre Prozesse und Kosten? Sind Projekte im vereinbarten Rahmen? Eine solide Kalkulation und Nachkalkulation liefert gute Argumente für Ihre Verkaufsverhandlungen.
  • Gesundes Lieferantenmanagement und ein cleverer Einkauf sind das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens. Kennen Sie Ihre Partner und Möglichkeiten?
  • Wertschätzung ist ein wichtiger Motivator. Wissen Sie, was “Ihre Leute” tagtäglich leisten?

Testen Sie ein ERP doch mal ganz einfach und unverbindlich aus. Wir wünschen allen Unternehme(r)n viel Erfolg!

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Was ist eigentlich Data Lock-in?

Viele kennen den begriff Vendor Lock-in: Man kauft ein Produkt und bindet sich an einen einzigen Hersteller. Sei es, dass man Ersatzteile benötigt, eine Erweiterung oder eine Dienstleistung.  Erinnern Sie sich noch an Ihr erstes Auto? Vielleicht sogar ein VW Käfer. An dem konnten Sie alles selber reparieren. Versuchen Sie das mal heute mit einem modernen Auto. Noch nicht einmal eine freie Werkstatt kann da mehr viel tun.

VW Kaefer

Und dann denken Sie einmal an Ihr Unternehmen. Was ist neben den Vermögenswerten das Wertvollste, was Ihre Firma besitzt? Genau: Ihr Wissen, Ihr Kunden- und Lieferantenstamm, Ihre Dokumente, … Ihre Daten.

Das war sicher weniger ein Problem, solange alles bei Ihnen im Haus blieb und Sie die volle Kontrolle hatten. Aber auch hier haben sich die Zeiten (und die Modalitäten) geändert. Immer öfter fallen Schlagworte wie Outsourcing, Cloud Computing, File Sharing, mobiles Arbeiten, Online Backup oder Software als Service (SaaS).

Mal Hand auf’s Herz: Sie haben doch bestimmt auch ein Smartphone. Und ist das nicht super, von überall Zugriff auf Informationen im Unternehmen zu haben? Sie sitzen beim Kunden und können ihm genauestens Auskunft über Auftragsstatus oder Preise geben. So schnell und flexibel waren Sie noch nie und dieser Service verschafft Ihnen Zeit- und Wettbewerbsvorteile.

Doch haben Sie auch einmal daran gedacht, wie das möglich ist? Wer alles Ihre Daten sieht und kennt, um Ihnen diesen Vorteil zu verschaffen? Mobilfunk- und Kabelnetzbetreiber, Firmen hinter mobilen Betriebssystemen oder Hersteller von Hardware sind da noch Ihre geringste Herausforderung. Aber haben Sie sich einmal angeschaut, was die von Ihnen eingesetzte Software alles macht und warum sie all die schönen Dinge kann, die Sie so unentbehrlich machen für Ihre Kunden? Nehmen wir mal ein ganz bekanntes Beispiel eines CRM-Anbieters. Sie haben sicher schon etwas von Salesforce gehört? Ganze Branchen vertrauen ihre Vertriebs- und Marketingdaten diesem Hersteller an. Das ist sehr praktisch: Diese Firmen müssen sich keine Gedanken mehr um Softwarepflege, Updates, darunter liegende Hardware, Netzwerkanbindung etc. machen. Die Daten sind von überall einsehbar und man kann sie auch am Smartphone oder Tablet bearbeiten. Das hat aber einen Preis. Wenn Sie diesen Dienst einmal nicht mehr nutzen wollen, bleiben Ihre Daten dennoch dort.

Auch im ERP Umfeld gehen immer mehr Anbieter den Weg, dass Daten zentral verwaltet werden. Gerade im Mittelstand ist das ein attraktives Geschäftsmodell: Mit so genannten Cloudbasierten Lösungen erreichen auch große Weltkonzerne kleinere Firmen plötzlich zu attraktiven Konditionen. Schauen Sie bitte genau hin. Und lassen Sie sich unabhängig beraten: von einer Agentur wie der WWinterface oder einem Dienstleister Ihres Vertrauens.

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Kostenoptimierung, nicht nur für die IT

Die Lexta Consultants Group und die COMPUTERWOCHE wollten im Mai 2014 wissen, wie hoch IT-Kosten in Unternehmen sind. An der Umfrage „Kennzahlen in der IT“ haben sich 648 Unternehmen beteiligt. Erhoben wurden Eckdaten des Unternehmens wie Branche, Umsatz, Mitarbeiterzahl und IT-bezogene Daten wie IT-Kosten und Anzahl der IT-Mitarbeiter. Herausgekommen ist, dass die IT-Kosten je nach Branche zwischen 1% und 5% vom Umsatz betragen. Fertigungsbetriebe liegen bei maximal 1%.

Eine Studie von PWC (Price Waterhouse Coopers) zu IT-Kosten-Wertmanagement kommt zu einem ähnlichen Ergebnis. Die Studie schlüsselt die Kennzahlen jedoch noch weiter auf. So liegen z. B. die IT-Kosten pro Mitarbeiter in fertigenden Unternehmen durchschnittlich bei 1.400 Euro – wohlgemerkt pro Mitarbeiter und nicht pro Arbeitsplatz. Die Analysten gehen davon aus, dass bei produzierenden Unternehmen nur ungefähr 25 Prozent der Mitarbeiter über einen eigenen Arbeitsplatz verfügen. Daraus ergeben sich IT-Kosten von ca. 5.600 Euro pro Jahr pro Arbeitsplatz.

Hier scheint also ein enormes Einsparpotential zu bestehen. Um heraus zu finden, wie z. B. IT-Kosten kurzfristig gesenkt und mithilfe der IT ein strategischer Wettbewerbsvorteil erzielt werden kann, müssen Sie vor allem eins wissen: Wie hoch sind die Kosten pro Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen? Besteht in Ihrem Unternehmen Optimierungspotenzial und schöpfen Sie dieses bereits voll aus?

Das bestätigen auch die Experten von PWC: „Der Schlüssel zur effektiven Kostenoptimierung ist die Kenntnis der eigenen Kostenblöcke und der damit verbundenen Kostentreiber. “

Mit Hilfe von ERP-Systemen lassen sich alle Hardware-Komponenten wie Server, Desktop-Rechner oder Laptops, alle Software-Lizenzen und alle Verträge inventarisieren. Einmal im System erfasst, erhalten Sie schnell eine Übersicht über redundante bzw. fehleingesetzte Systeme, überdimensionierte Lizenzen oder Altverträge, die längst günstigeren Alternativen gewichen sind.

Die Anschaffung eines ERP-Systems rentiert sich in der Regel spätestens nach dem zweiten Jahr. Bei unseren Kunden haben Auswertungen ergeben, dass die IT-Kosten bei ca. 0,5% des Umsatzes liegen. Wir gratulieren herzlich zu den Einsparungen.

Ein ERP-System hilft zudem, Lager effizienter zu halten und bessere Einkaufskonditionen zu erzielen. So steigern Sie auch noch Ihren Ertrag. Und dank Auswertung der integrierten Zeiterfassung können Sie zudem künftig Ihre Angebote fundiert kalkulieren. Worauf warten Sie noch?

 

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Fit für die Zukunft

Die Geschäftswelt hat sich in den letzten Jahren verändert. Und sie verändert sich weiter und immer schneller. Unternehmen, die hier nicht mithalten können, landen ebenso schnell auf dem Abstellgleis. Dabei liegt gerade für kleine und mittelständische Unternehmen in dieser Schnelllebigkeit die größte Chance. Wer sonst ist agil genug, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren?

Damit allerdings die Chance nicht zum Risiko wird, sollte ein Unternehmen nicht auf professionelle Hilfe verzichten. Waren spezielle Geschäftsanwendungen in der Vergangenheit ausschließlich großen Konzernen vorbehalten, bietet die wachsende Vielseitigkeit von z. B. ERP-Systemen heute vor allem kleinen Unternehmen eine solide Geschäftsgrundlage:

  • ständig alle Zahlen im Blick haben
  • Rentabilitätsmessungen in Echtzeit
  • Profitabilität tagesgenau berechnen
  • Zeitmanagement auf die Sekunde genau
  • Effizienz der Lieferkette steigern
  • Lagerhaltung optimieren
  • Kosten sparen und Einnahmen erhöhen
  • Alles aus einer Hand: Vom Angebot bis zur Rechnungstellung

Das sind nur einige der Vorteile, die moderne Softwaresysteme ermöglichen. Dabei ist es sehr wichtig, dass die Anwendung selbst alle Bedürfnisse und Anforderungen eines zukunftsorienterten Unternehmens erfüllt:

1.) Outsourcing: Ist die Software starr ‚On Premise‘ oder bietet es auch die Möglichkeit, bei einem Dienstleister betrieben zu werden? Traditionelle Systeme bieten ausschließlich Vorort-Instllationen. Je nach Geschäftsmodell reicht das aber nicht aus. Viele Unternehmen konzentrieren sich mittlerweile auf ihr Kerngeschäft und lagern alles, was nicht direkt damit zu tun hat, an externe Dienstleister aus.

2.) Drum prüfe wer sich ewig bindet: Um mit der Geschwindigkeit der Geschäftswelt Schritt zu halten, muss ein Unternehmen flexibel skalieren können. Und zwar in beide Richtungen. Zeitgemäße Anbieter haben neben festen auch flexible Laufzeitmodelle im Portfollio. Dabei setzen sich gegenüber früher üblichen Leasing-Modellen immer öfter Software Abonnements (Subscriptions) durch.

3.) Vielschichtigkeit ist auch bei Größe und Umfang der Software gefragt. Musste man früher eine große Lizenz für Alles kaufen, schauen Unternehmer heute genauer hin. Modular aufgebaute Applikationen werden hier das Rennen gewinnen. Manchmal braucht man eben nur ein Zeitmanagement oder eine kleinere Version für eine Außenstelle.

4.) Offen für alles: Kaum eine Geschäftsanwendung ist so individuell wie eine ERP-Software. Damit die Kosten für Anpassungen und Erweiterungen oder die Integration in andere Systeme (z. B. Colaborationsumgebung oder Dokumentenmanagement) nicht ins Unermeßliche steigen, setzen moderne Anwender auf Open Source basierte Software und offene Schnittstellen.

5.) Kennen Sie UX? Je anwenderfreundlicher und intuitiver eine Software ist, desto effizienter lässt sie sich nutzen. Macht dem Anwender die Bedienung einer Software sogar noch Spaß, spricht man von User Experience (UX). Natürlich gibt es auch negative Erfahrungen.

Damit Ihnen keine bösen Überraschungen drohen, testen Sie drei Kandidaten Ihrer engeren Wahl vor einer endgültigen Entscheidung. Kriterien für die Auswahl des richtigen Systems erfahren Sie aus unserem Blogeintrag zur Unternehmensnachfolge.

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Unternehmensnachfolge: Wenn der Chef plötzlich ausfällt

Die Mehrzahl der Übergaben erfolgen planmäßig. Dennoch ereilt etwa ein Viertel aller Unternehmen der Ernstfall unvorbereitet. Die Unternehmensübertragung muss plötzlich und unvorhergesehen abgewickelt werden. Die Industrie- und Handelskammern gehen davon aus, dass nicht annähernd zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland über eine Notfallplanung verfügen. Diese Unternehmen  sind somit nicht ausreichend für den Ernstfall abgesichert und im schlimmsten Fall in ihrer Existenz bedroht. Ein wichtiger Aspekt ist also die Vorsorge, damit weder das Unternehmen noch seine Mitarbeiter am Tag X führungslos dastehen.

Die einfachste Maßnahme der Vorsorge ist die zentrale Erfassung aller Unternehmensdaten in einer geeigneten Software. Das erleichtert nicht nur den Unternehmensalltag, sondern stellt vor allem auch in Notfallsituationen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicher.

So können auf Knopfdruck alle wichtigen Informationen abgerufen werden, z. B.:

  • tagesaktuelle generelle Finanzübersicht
  • Liste der Lieferanten
  • Liste der Kunden
  • offene Bestellungen
  • Mitarbeiterliste und Zeitkonten
  • Projektliste mit Übersicht der jeweiligen Stati
  • Rechnungsdaten und Offene Posten-Listen
  • Artikel- und Stücklisten
  • u. v. a. m.

Im Fachjargon heißt das Enterprise-Resource-Planning (ERP). Als ERP wird die unternehmerische Aufgabe, die vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel,  Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen, bezeichnet. Zur Unterstützung bei der Bewältigung dieser sehr komplexen Aufgabe gibt es spezielle Software (ERP-System), welche die Informationen sammelt, verarbeitet und bereitstellt.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Das ist auch die große Herausforderung bei der Wahl der richtigen ERP-Software. So sollten Unternehmer, die ein solches System anschaffen wollen, zunächst nach einem Anbieter speziell für ihre Branche suchen. Auch gibt es große Unterschiede bei der Unternehmensgröße. Es gibt speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Firmen abgestimmte ERP-Softwaresysteme.  Ist eine geeignete Lösung gefunden, prüfen Sie die dazu angebotenen Dienstleistungen. Jede Installation eines ERP-Systems ist mit einem mehr oder weniger großen Anpassungsaufwand an die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens verbunden.

Dienstleistungsportfolio, Anwenderbericht, Referenzen und ein Kennenlerngespräch liefern gute Anhaltspunkte für die Wahl eines geeigneten Partners. An erster Stelle steht dabei das Vertrauen zueinander. In einem ERP-System werden alle Geschäftsdaten erfasst, auch kritische. Auf Grund der Komplexität und eines damit verbundenen Migrationsaufwandes sollte die Zusammenarbeit mit dem einmal gewählten Anbieter auch dauerhaft sein. Hier liefern Antworten auf Fragen nach der Existenz des Anbieters (Besitzverhältnisse, Markteintritt, Finanzdaten) wichtige Hinweise.

Um Unternehmern die Auswahl zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zur Auswahl eines geeigneten Anbieters vorbereitet.

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