HowTo: Datensätze bei Mitarbeiterwechsel oder Unternehmensnachfolge richtig anlegen

Es lässt sich manchmal nicht verhindern, dass Mitarbeiter ausscheiden bzw. neue hinzukommen. Auch Ihre Kunden verändern sich: manchen melden Insolvenz an, andere werden verkauft oder übernommen und wieder andere ändern nur ihre Rechtsform.

Nun ist es ja so, dass mittlerweile fast jedes Unternehmen in irgendeiner Form die Daten seiner Mitarbeiter und Geschäftspartner elektronisch erfasst und verarbeitet. Ganz oft habe ich erlebt, wie Firmen einfach alte Datensätze mit neuen überschreiben. Das ist nicht nur unübersichtlich sondern auch grob fahrlässig.

Wie aber geht man richtig mit den Daten um?

Mitarbeiterwechsel: Tragen Sie bei dem betreffenden Mitarbeiter den Austritt ein und setzen seinen Status ggf. auf versteckt. Legen Sie den neuen Mitarbeiter an und weisen ihm alle Parameter zu. So können Sie immer verfolgen, wer z. B. wann welche Schlüssel hatte oder wann mit welchen Kunden Kontakt hatte bzw. welches Projekt bearbeitet hat.

Unternehmensnachfolge: Wenn eine Firma von einer anderen übernommen wird oder ihren Namen ändert, gehen Sie wie beim Mitarbeiterwechsel vor. Sie setzen den Status des alten Unternehmens entsprechend auf liquidiert/verkauft/Namensänderung  und legen eine neue Firma an. So ist sichergestellt, dass alle Daten und Unterlagen des deaktivierten Unternehmens gesetzeskonform erhalten bleiben. Machen Sie in beiden Datensätzen — dem alten und dem neuen — Hinweise auf den Bezug zum jeweils anderen Unternehmen. Bei Übernahmen, in denen Name und eigenständige Rechtsform der alten Firma erhalten bleiben, genügt es, den neuen zugehörigen Mutterkonzern abzubilden. Das Unternehmen wird einfach hierarchisch unter den neuen Besitzer gehängt.

In unseren Trainings zeigen wir Ihnen gern, wie so etwas praktisch umgesetzt wird. Wann haben Sie Ihre Mitarbeiter zuletzt im Umgang mit unserem ERP geschult?

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Fernwartung: Fluch oder Segen ?

In der IT Branche und allen Bereichen in denen intensiv mit der IT „am PC” gearbeitet wird, hat sich die Fernwartung als rasche Unterstützung für die Kunden / AnwenderInnen etabliert. Ein weiterer Vorteil ist die drastische Reduktion von Reisezeiten und -kosten, was  darüber hinaus noch die Umwelt schont.

Was ist Fernwartung überhaupt?

Mittels Fernwartung kann ein Administrator oder Servicemitarbeiter über das Internet oder auch dedizierte Verbindungen auf entfernte Rechnersysteme zugreifen. So können dem Anwender direkt auf seinem Rechner gezeigt werden, wie eine Lösung seiner Aufgabenstellung aussieht. Weiters gibt es die weit verbreitete Betreuung der Server-Systeme, welche oft ohne Interaktion des Kunden oder Anwenders durchgeführt wird.

Auch hier der Vorteil, dass „jederzeit“ oft auch in der Nacht und ohne Reisekosten Service und Wartungsarbeiten bis hin zum Update komplexer Systeme durchgeführt werden. Der Kunde merkt oft nur, dass ein neues Feature, z.B. in Form einer neuen Auswertung oder eines neuen Knopfes vorhanden ist. Sonst wird sein IT-Betrieb nicht gestört, im Gegenteil, durch diese Betreuung wird die Verfügbarkeit der Systeme immens erhöht.

Das klingt doch prima!

Ein Nachteil liegt jedoch genau in dieser Transparenz. Anwender merken oft nicht, dass am System gearbeitet wird und erkennen oft auch nicht, welcher Aufwand und
Dienstleistungspower in seine individuelle Installation investiert wird.

Für den Anbieter oder Dienstleister verbunden ist auch der Verlust des direkten und persönlichen Kundenkontaktes. Man telefoniert, sendet Emails hin und her, aber man kennt die Menschen dahinter nicht mehr. Neben der menschlichen Beziehung leidet vor allem die Kommunikation — fehlt ihr doch eine wesentliche Dimension.

So passiert es z. B. immer öfter, dass beide Seiten unterschiedliche Begriffe für Dinge verwenden und somit u. U. der IT-Dienstleister seine Anstrengung in eine völlig falsche Richtung treibt, obwohl der Anwender denkt, er hat alles richtig angegeben / ausgesagt. 

Ein weiterer großer Unterschied kommt dazu: Ging man früher beim Kunden zur Türe
hinein, so war klar, ab jetzt ist die Dienstleistung zu bezahlen. Geht er zur Türe raus, so ist der Einsatz beendet und damit ist der Kostenrahmen sehr klar abgegrenzt. Beim Einsatz der Fernwartung verschwimmen diese Grenzen und oft herrscht Unsicherheit über den geleisteten Zeitraum oder es mangelt gar am generellen Verständnis, dass eine Leistung kostenpflichtig erbracht wurde.

Auch wenn von den Dienstleistern alle Betreuungszeiten aufgezeichnet werden, der Kunde denkt oft genug „Papier ist geduldig”. Er ist gegenüber den Aufzeichnungen sehr skeptisch. Er sieht nicht, wann der Dienstleister mit seiner Arbeit beginnt und wann er diese beendet.

Für den Dienstleister kommt hinzu, dass oft mehrere Projekte parallel behandelt werden (müssen). Also ist die Zeitzuordnung in kleinen Stücken gegeben. Was es durchaus unübersichtlich, also auf keinen Fall einfacher, macht.

Vernachlässigte Mitwirkungspflichten seitens des Kunden sind ein weitere Hürde. Mangelnde Ausbildung — ja oft genug auch mangelndes Interesse daran überhaupt — erschwert die Aufgabe für den Dienstleister und lässt die Aufwände zeitlich explodieren. So scheitern Fernwartungsarbeiten es oft genug daran, ein Fernwartungsprogamm überhaupt zu starten oder die notwendigen Berechtigungen fehlen. Häufig sitzen völlig überforderte Mitarbeiter auf der Gegenseite und erschweren die Arbeit des Fernwarters zusätzlich.

Heureka! Die Lösung

Gegen mangelnde Transparenz hilft nur eines: Miteinander reden und ausführlich dokumentieren. Regelmässiger Austausch zwischen Dienstleister und Kunde ist zwingende Voraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit. Hierzu gehören auch klar umrissene vertragliche Vereinbarungen, so genannte Service Level Agreements (SLA). Werkzeuge wie Zeiterfassung und Ticketsystem helfen bei der Dokumentation und dem Nachweis erbrachter Aufwände.

Ein nicht zu unterschätzender Invest ist die Ausbildung der Mitarbeiter beim Kunden. Initiale Schulungen und regelmässige Auffrischungen von ausreichend Mitarbeitern auf Kundenseite helfen den erforderlichen Aufwand langfristig auf ein Minimum zu reduzieren. Mit weiteren Anwender-Trainings lassen sich zudem auch häufige Bedienfehler und somit auch Aufwände für eigentlich unnütze Fehlerbehebungen vermeiden.

Fazit: Fernwartung richtig geplant und durchgeführt kann ein Segen sein für beide Seiten. Man muss nur miteinander reden.

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Kostenoptimierung, nicht nur für die IT

Die Lexta Consultants Group und die COMPUTERWOCHE wollten im Mai 2014 wissen, wie hoch IT-Kosten in Unternehmen sind. An der Umfrage „Kennzahlen in der IT“ haben sich 648 Unternehmen beteiligt. Erhoben wurden Eckdaten des Unternehmens wie Branche, Umsatz, Mitarbeiterzahl und IT-bezogene Daten wie IT-Kosten und Anzahl der IT-Mitarbeiter. Herausgekommen ist, dass die IT-Kosten je nach Branche zwischen 1% und 5% vom Umsatz betragen. Fertigungsbetriebe liegen bei maximal 1%.

Eine Studie von PWC (Price Waterhouse Coopers) zu IT-Kosten-Wertmanagement kommt zu einem ähnlichen Ergebnis. Die Studie schlüsselt die Kennzahlen jedoch noch weiter auf. So liegen z. B. die IT-Kosten pro Mitarbeiter in fertigenden Unternehmen durchschnittlich bei 1.400 Euro – wohlgemerkt pro Mitarbeiter und nicht pro Arbeitsplatz. Die Analysten gehen davon aus, dass bei produzierenden Unternehmen nur ungefähr 25 Prozent der Mitarbeiter über einen eigenen Arbeitsplatz verfügen. Daraus ergeben sich IT-Kosten von ca. 5.600 Euro pro Jahr pro Arbeitsplatz.

Hier scheint also ein enormes Einsparpotential zu bestehen. Um heraus zu finden, wie z. B. IT-Kosten kurzfristig gesenkt und mithilfe der IT ein strategischer Wettbewerbsvorteil erzielt werden kann, müssen Sie vor allem eins wissen: Wie hoch sind die Kosten pro Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen? Besteht in Ihrem Unternehmen Optimierungspotenzial und schöpfen Sie dieses bereits voll aus?

Das bestätigen auch die Experten von PWC: „Der Schlüssel zur effektiven Kostenoptimierung ist die Kenntnis der eigenen Kostenblöcke und der damit verbundenen Kostentreiber. “

Mit Hilfe von ERP-Systemen lassen sich alle Hardware-Komponenten wie Server, Desktop-Rechner oder Laptops, alle Software-Lizenzen und alle Verträge inventarisieren. Einmal im System erfasst, erhalten Sie schnell eine Übersicht über redundante bzw. fehleingesetzte Systeme, überdimensionierte Lizenzen oder Altverträge, die längst günstigeren Alternativen gewichen sind.

Die Anschaffung eines ERP-Systems rentiert sich in der Regel spätestens nach dem zweiten Jahr. Bei unseren Kunden haben Auswertungen ergeben, dass die IT-Kosten bei ca. 0,5% des Umsatzes liegen. Wir gratulieren herzlich zu den Einsparungen.

Ein ERP-System hilft zudem, Lager effizienter zu halten und bessere Einkaufskonditionen zu erzielen. So steigern Sie auch noch Ihren Ertrag. Und dank Auswertung der integrierten Zeiterfassung können Sie zudem künftig Ihre Angebote fundiert kalkulieren. Worauf warten Sie noch?

 

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